Gotovina ili uplata na račun: kako mala škola da vodi kasu.

Dva načina, jedna evidencija

Gotovina ili uplata na račun nije izbor koji moraš da svedeš na jedan. Mnoge male škole ostave oba, jer deo roditelja nema naviku da plati pre časa. Haos nastaje kada keš živi u svesci, a račun u banci, i niko ih ne spoji pre nego što pošalje podsetnik.

Zato oba načina ulaze u isti spisak članarina, istog dana. Razlika je samo u tragu. Gotovina ima ime osobe koja je primila i iznos u kasi. Uplata na račun ima izvod. Ako taj trag ne upišeš, sutra ne znaš da li je dete plaćeno ili je novac samo prošao kroz hodnik.

Način plaćanja reci na upisu, jednom, i drži ga u pravilima. Roditelj koji hoće da plati kešom treba da zna kome i u koje vreme, a ne da hvata predavača na stepenicama. Roditelj koji plaća na račun treba da ima podatke pre roka, ne u poruci koju šalješ kad već kasni.

Ko sme da primi gotovinu

Imenuj jednu osobu po smeni. U maloj školi si to često ti. Ako imaš nekoga na ulazu, ta osoba ima kasu i spisak, ne svi predavači redom. Što više ruku prima novac, to je teže uveče da se kasa složi sa imenima.

• Imenovana osoba prima keš, broji ga pred roditeljem i odmah upisuje dete, mesec i iznos.
• Predavač ne prima keš usput, osim ako si mu to izričito dao i ako ima gde da odloži novac pre časa. Čas nije blagajna.
• Ako predavač ipak primi, jer je roditelj insistirao, novac i ime deteta predaje imenovanoj osobi istog dana. Do tada to nije upisano plaćanje, nego novac u džepu.
• Zamena i gost ne primaju keš. Nemaju kasu i ne znaju ko je već platio.

Napiši imena na papir pored kase, ne samo u glavi. Kada si odsutan, osoba koja ostane ne treba da smišlja pravilo. Ako niko imenovan nije tu, roditelj plaća na račun, a ne ostavlja kovertu na stolu.

Upis istog dana

Gotovina koja nije upisana istog dana ne postoji u evidenciji, iako postoji u kasi. U podne pošalješ podsetnik nekom ko je ujutru platio, i opravdano se naljuti. Zato je redosled kratak: primi, prebroj pred roditeljem, upiši dete i mesec, odloži novac u kasu, pa tek onda pređi na sledećeg.

Uplatu na račun ne vidiš uvek u minutu, i ne moraš. Vidiš je kada otvoriš banku. Dogovori sa sobom jedan termin, na primer pred kraj radnog dana, i tada upiši sve što je stiglo. Ne ostavljaj izvod za nedelju. Do nedelje ćeš pomešati dva ista iznosa.

Šta tačno upisuješ

Četiri stvari, i za keš i za račun: ime deteta, mesec, iznos, datum kada si novac video. Za keš dodaj ko je primio. Za račun dovoljan je trag na izvodu, a kako da ga upariš sa detetom kada ima više istih iznosa drži se teksta o uparivanju izvoda iz banke. Ovde je bitno samo da račun ne čeka u zasebnoj fioci dok keš već stoji na detetu.

Prebrojavanje kase na kraju dana

Uveče, pre nego što zaključaš, uradi jedan kratak krug. Ne treba ti računovođa za ovaj korak. Treba ti mirna minuta i spisak gotovinskih upisa od tog dana.

1. Izbroj novac u kasi. Zapiši zbir, ne samo osećaj da deluje kako treba.
2. Saberi iznose koje si tog dana upisao kao gotovinu. Ne mešaj ih sa uplatama na račun.
3. Uporedi dva broja. Ako se slažu, dan je zatvoren.
4. Ako se ne slažu, zapiši razliku, datum i ko je brojao. Nemoj je gutati iz svog džepa bez traga, jer sutra ne znaš da li je reč o pogrešnom upisu ili o novcu koji je ostao u džepu.
5. Keš koji ostaje u školi neka bude u kasi, ne u fioci sa priborom. Šta predaješ banci i kada, dogovori posebno, van ovog dnevnog kruga.

Ako se zbir ne složi

Ovaj krug traje koliko i zaključavanje sale. Ako ga preskačeš nedelju dana, razlika više nema vlasnika. Tada kriviš predavača, a možda si samo zaboravio da upišeš dete koje je platilo dok si bio na času.

Šta roditelj dobija u ruke

Da li uz gotovinu ide priznanica, fiskalni isečak ili nešto treće, ne odlučuje ovaj tekst. To pitaš knjigovođu, jer zavisi od toga kako je škola registrovana i šta si već dogovorio. Isto pitanje važi i za uplatu na račun: da li roditelj dobija poseban dokument ili mu je dovoljan izvod njegove banke.

Dok odgovor ne dobiješ, nemoj da smišljaš obrazac i da ga zoveš računom. Možeš da pošalješ potvrdu o uplati, jasno nazvanu potvrdom, da roditelj zna da si novac vezao za dete. U toj poruci ne piše da je to knjigovodstveni dokument.

U programu Klasiko i gotovinu i uplatu sa izvoda upisuješ na isto zaduženje, sa datumom i iznosom. Predavač koji nema nalog za uplate ne vidi kasu, što je i poenta: keš ne ide kroz salu.

Zaključak

Gotovina ili uplata na račun mogu da rade jedno pored drugog ako keš prima imenovana osoba, ako se oba načina upišu istog dana i ako se kasa uveče uporedi sa spiskom. Razliku zapisuješ odmah. Dokument koji roditelj dobija uz novac nije nešto što smišljaš u hodniku.

Isto važi i za plesnu školu u kojoj roditelj često plati između dve grupe: kasa je na ulazu, čas je u sali, a evidencija članarina se ažurira pre nego što odeš kući.

Česta pitanja

Da li mala škola sme da prima i gotovinu i uplatu na račun?

Može, ako je pravilo napisano i isto za sve. Bitno je da oba načina istog dana završe u istoj evidenciji, uz ime deteta i mesec. Koji dokument roditelj dobija uz gotovinu, a koji uz uplatu na račun, pitaj knjigovođu. Ovaj tekst to ne određuje.

Ko sme da primi gotovinu od roditelja?

Samo osoba koju si imenovao, najčešće ti ili neko na recepciji, i samo uz kasu. Predavač ne prima keš na vratima sale, osim ako si mu to izričito stavio u zaduženje. Ako ipak primi, novac i ime deteta predaje isto veče, ne sutra.

Šta da uradim ako se kasa uveče ne slaže sa spiskom?

Razliku zapiši odmah: datum, iznos, ko je brojao. Nemoj je ćutke da pokrivaš iz svog džepa, niti da je ostaviš za kraj meseca. Sutra još možeš da se setiš ko je platio posle poslednjeg upisa. Za nedelju dana to postaje svađa.

Da li uplata na račun treba isti upis kao gotovina?

Da. I jedna i druga dobijaju ime deteta, mesec, iznos i datum kada si ih video. Razlikuje se samo trag: kod gotovine je to kasa, kod računa izvod. Ako upisuješ samo keš, a račun ostaviš za petak, evidencija svaki dan laže.