Zaštita podataka dece u školi, klubu i vrtiću: šta vlasnik mora da zna.

Šta kaže zakon, ukratko

U Srbiji zaštitu podataka uređuje Zakon o zaštiti podataka o ličnosti, donet 2018. godine i usklađen sa evropskom regulativom poznatom kao GDPR. Nadzor nad primenom zakona vrši Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, kome građani mogu da se obrate ako smatraju da su im prava povređena.

Za vlasnika škole, kluba ili vrtića najvažnije je da razume nekoliko osnovnih principa:

• podatke prikupljaš samo sa jasnom svrhom i samo onoliko koliko je potrebno,
• roditelji treba da znaju koje podatke prikupljaš, zašto i koliko dugo ih čuvaš,
• podaci moraju da budu zaštićeni od neovlašćenog pristupa,
• podatke ne čuvaš duže nego što je potrebno.

Prikupljaj samo ono što ti treba

Najlakši način da zaštitiš podatak je da ga uopšte ne prikupiš. Prođi kroz svoj upisni formular i za svako polje pitaj: „Zašto mi ovo treba?” Ako nema jasnog odgovora, izbaci ga.

Tabela je orijentacija, a ne pravilo. Šta je za tebe neophodno zavisi od delatnosti, ugovora i propisa koji važe za tebe, pa nedoumice proveri sa pravnikom.

Fotografije i saglasnost

Fotografije sa časova, takmičenja i priredbi su najbolja reklama, ali i najčešće mesto greške. Pravila koja vredi uvesti:

1. Traži posebnu saglasnost za fotografisanje, odvojeno od ugovora. Roditelj treba da može da potpiše ugovor, a da odbije fotografisanje.
2. Navedi gde se fotografije koriste: samo za roditelje grupe, na sajtu, na društvenim mrežama. Neka roditelj može da bira.
3. Omogući povlačenje saglasnosti i poštuj ga, uključujući uklanjanje objava kada je to moguće.
4. Vodi evidenciju ko je dao saglasnost, da vaspitač ili trener zna koje dete ne sme da bude na objavljenoj fotografiji.
5. Ne objavljuj puno ime uz fotografiju deteta, niti informacije po kojima se lako može zaključiti gde se dete kreće i kada.

Poštovani roditelji, povremeno fotografišemo aktivnosti na časovima. Molimo vas da na priloženom obrascu označite da li se slažete da fotografije na kojima je vaše dete: [ ] delimo samo sa roditeljima grupe, [ ] objavimo na sajtu, [ ] objavimo na društvenim mrežama. Saglasnost možete promeniti u bilo kom trenutku.

Ko ima pristup podacima

Svaki predavač, trener ili vaspitač ne mora da vidi sve. Princip je jednostavan: svako vidi ono što mu je potrebno za posao.

• Predavač ili trener vidi svoje grupe, imena dece, prisustvo i kontakt roditelja kada mu zatreba.
• Vaspitač vidi decu svoje grupe, napomene o zdravlju i ovlašćene osobe za preuzimanje.
• Vlasnik ili administrator vidi sve, uključujući uplate.

Kada neko prestane da radi kod tebe, ukini mu pristup istog dana: nalozi, deljene tabele, grupe za poruke. To je lako zaboraviti, a zaboravljen pristup je čest izvor problema.

Grupe za poruke i deljene tabele

Najveći rizici obično nisu hakeri, nego svakodnevne navike:

• spisak sa imenima, telefonima i dugovanjima poslat u grupu roditelja,
• tabela sa podacima o deci podeljena linkom „svako ko ima link”,
• fotografija table sa rasporedom i imenima okačena na društvene mreže,
• podaci o deci na privatnom telefonu predavača bez šifre.

Kako da organizuješ poruke da ih bude manje i da budu jasnije pisali smo u tekstu o komunikaciji sa roditeljima.

Koliko dugo čuvati podatke

Podaci ne treba da stoje zauvek. Odredi pravila za svaku vrstu podataka, na primer:

• podaci o aktivnim polaznicima: dok traje saradnja,
• podaci potrebni za knjigovodstvo i uplate: onoliko koliko propisi zahtevaju, proveri sa knjigovođom,
• upiti roditelja koji se nisu upisali: kraći period, pa brisanje,
• fotografije: dok važi saglasnost i dok imaju svrhu.

Jednom godišnje, na primer posle završetka sezone, prođi kroz stare podatke i obriši ono što više ne treba. Tačne rokove za knjigovodstvenu dokumentaciju odredi zajedno sa knjigovođom.

Bezbedni alati i navike

Ne treba ti IT odeljenje, ali trebaju ti osnovne navike:

1. šifra ili otisak prsta na svakom telefonu i računaru na kom su podaci,
2. jake, različite lozinke i dvostepena prijava gde je dostupna,
3. alati koji omogućavaju različite uloge, da predavač ne vidi ono što ne treba,
4. redovna rezervna kopija podataka,
5. mogućnost da izvezeš i obrišeš podatke kada prestaneš da koristiš alat.

Ako sve vodiš u tabelama, pogledaj i tekst Excel ili program za školu, gde smo opisali kada tabele postaju rizik.

Kako to objasniti roditeljima

Roditelji imaju pravo da znaju šta radiš sa podacima njihove dece, a jasno objašnjenje gradi poverenje. Pri upisu im daj kratak dokument na jednoj strani, napisan običnim jezikom: koje podatke prikupljaš, zašto, ko ih vidi, koliko dugo ih čuvaš i kome mogu da se obrate ako imaju pitanje ili žele izmenu. Ako roditelj traži da vidi ili ispravi podatke o svom detetu, odgovori ljubazno i u razumnom roku.

Poštovani roditelji, podatke o vašem detetu koristimo samo za vođenje evidencije, organizaciju grupa i kontakt sa vama. Pristup imaju samo [vlasnik i predavač grupe]. Podatke ne delimo sa trećim licima osim kada to zahteva zakon. Za pitanja i izmene obratite se [ime, kontakt].

Lista za ovu nedelju

• Pregledaj upisni formular i izbaci podatke koji ti ne trebaju.
• Napravi posebnu saglasnost za fotografije.
• Proveri ko sve ima pristup tabelama i grupama, i ukini bivše saradnike.
• Dogovori sa timom da se lični podaci ne šalju u grupe.
• Zakaži razgovor sa pravnikom za obaveze koje nisi siguran kako da ispuniš.

Zaključak

Zaštita podataka o ličnosti dece se svodi na nekoliko principa: prikupi samo ono što ti treba, traži saglasnost za fotografije, ograniči pristup, ne šalji lične podatke u grupe, ne čuvaj podatke zauvek i koristi bezbedne alate. To su navike koje grade poverenje roditelja, a poverenje je osnova svake škole, kluba i vrtića.

Upravo zato pravimo Klasiko: sa ulogama vlasnika i predavača, tako da svako vidi samo ono što mu treba, a podaci ne putuju kroz grupe za poruke. Pogledaj kako ga zamišljamo za privatne vrtiće, klubove borilačkih veština i edukativne centre.