Evidencija časova i obračun honorara predavača i trenera.

Zašto obračun pravi probleme

U većini škola i klubova predavači i treneri rade po održanom času ili treningu. To je pošten model, ali samo ako se obe strane slažu oko toga šta je održan čas. Problemi obično nastaju na istim mestima:

• čas na koji niko nije došao ili je došao samo jedan polaznik,
• čas koji je otkazan u poslednjem trenutku,
• zamena, kada jedan predavač drži čas umesto drugog,
• nadoknade i dodatni termini,
• evidencija koja se vodi „na kraju nedelje, po sećanju”.

Rešenje nije u strožoj kontroli, nego u pravilima koja su zapisana, poznata svima i primenjuju se isto za svakog predavača.

Šta se računa kao održan čas

Zapiši pravila i pošalji ih svim predavačima pre početka sezone. Primer pravila koja možeš da prilagodiš:

1. Održan čas: čas koji je počeo u terminu iz rasporeda i na kom je bio bar jedan polaznik.
2. Čas bez polaznika: predavač je došao, niko nije došao, a izostanak nije najavljen. Dogovori unapred da li se plaća ceo, deo ili ne plaća.
3. Otkazan od strane škole: ako je otkazan kasnije od dogovorenog roka (na primer dan ranije), dogovori da li predavač dobija deo honorara.
4. Otkazan od strane predavača: ne plaća se, a predavač pomaže da se nađe zamena ili termin nadoknade.
5. Nadoknada: računa se kao redovan održan čas.

Evidencija časova: ko i kada beleži

Najpouzdanija evidencija časova je evidencija prisustva. Kada predavač na početku ili odmah posle časa označi ko je bio, time je istovremeno zabeležio i da je čas održan. Ne treba ti posebna sveska za predavače.

Pravila za beleženje:

• prisustvo se beleži istog dana, a ne na kraju nedelje,
• zamena se beleži na predavača koji je stvarno držao čas,
• otkazan čas se označava kao otkazan, sa razlogom, a ne briše se,
• vlasnik vidi evidenciju u toku meseca, ne tek na kraju.

Detaljnije o samom beleženju pisali smo u tekstu o evidenciji prisustva.

Zamene i promene rasporeda

Zamene su najčešći izvor zabune. Uvedi jednostavan postupak:

1. predavač koji ne može da drži čas javlja to vlasniku, ne samo kolegi,
2. vlasnik potvrđuje zamenu i ko je drži,
3. u rasporedu i evidenciji čas se vodi na predavača koji ga je stvarno održao,
4. ako zamena ima drugačiju satnicu, to je dogovoreno unapred.

Potvrda zamene: čas grupe [naziv grupe] u [dan, datum, vreme] umesto [ime predavača] drži [ime zamene]. Čas se računa predavaču [ime zamene] po satnici od [iznos]. Hvala obojici!

Ako raspored često menjaš, korisne savete imaš u tekstu o rasporedu časova.

Mesečno zaključenje u pet koraka

Odredi fiksan dan za zaključenje, na primer prvi radni dan u mesecu, i drži ga se:

1. Proveri da li su svi časovi označeni. Ako termin iz rasporeda nema evidenciju, pitaj predavača odmah.
2. Prebroj časove po predavaču i po vrsti: održan, bez polaznika, otkazan, zamena.
3. Primeni dogovorene satnice i pravila za posebne slučajeve.
4. Pošalji svakom predavaču njegov pregled i ostavi rok, na primer dva dana, za primedbe.
5. Zaključaj mesec. Posle toga se ništa ne menja bez dogovora i zapisane napomene.

Zdravo [ime], u prilogu je pregled tvojih časova za [mesec]: [broj] održanih, [broj] zamena, [broj] otkazanih. Ukupan iznos po našem dogovoru je [iznos]. Ako primetiš nešto što nije u redu, javi mi do [datum]. Hvala na trudu ovog meseca!

Primer tabele obračuna

Sledeća tabela je samo primer sa izmišljenim brojevima, da vidiš kako izgleda pregledan obračun. Satnice i pravila u tvojoj školi ili klubu biće drugačiji.

U primeru se zamene plaćaju po satnici predavača koji je držao čas, a čas bez polaznika po pola satnice. Za Predavača A: (18 + 2) × 1.500 + 0,5 × 1.500 = 30.750 dinara. Za Trenera C: (12 + 1) × 1.800 + 2 × 0,5 × 1.800 = 25.200 dinara. Kada su pravila jasna, račun je jednostavan i svako može da ga proveri.

Satnica, mesečni iznos ili kombinacija

Plaćanje po održanom času nije jedini model. Svaki ima svoje prednosti, a izbor zavisi od toga kako je tvoja škola ili klub organizovan:

• Po održanom času: pravedno i fleksibilno, ali traži urednu evidenciju i jasna pravila za posebne slučajeve.
• Fiksni mesečni iznos: predvidljivo za obe strane, pogodno kada predavač ima stalne grupe i stabilan raspored.
• Kombinacija: osnovni iznos za stalne grupe, plus satnica za dodatne časove, zamene i nadoknade.

Neke škole uvode i dodatak za veće grupe ili za grupe sa većim brojem redovnih polaznika. To može da motiviše predavača da se trudi oko zadržavanja polaznika, ali pravilo mora da bude jednostavno i da ga svi razumeju. Ideje kako da zadržiš polaznike imaš u tekstu o zadržavanju polaznika.

Ugovori, porezi i knjigovođa

Način na koji angažuješ predavače i trenere (ugovor, vrsta angažovanja, porezi i doprinosi) zavisi od tvog oblika poslovanja i statusa svakog predavača. Ovo nije oblast za nagađanje. Pre nego što angažuješ nekog novog i pre nego što menjaš način isplate, posavetuj se sa knjigovođom, a za ugovore i sa pravnikom.

Izvoz evidencije u Excel na kraju meseca knjigovođi znatno olakšava posao, a tebi štedi vreme na objašnjavanju.

Zaključak

Pravedan obračun honorara predavača počiva na tri stvari: zapisanim pravilima šta je održan čas, evidenciji koja se vodi istog dana i fiksnom danu za mesečno zaključenje. Uz to, svaki predavač dobija svoj pregled i ima rok za primedbe. Tako nestaju prepirke, a predavači znaju da su plaćeni tačno i na vreme. Za poreze i ugovore uvek se oslanjaj na knjigovođu.

Upravo zato pravimo Klasiko: da predavači i treneri beleže časove sa telefona, a ti na kraju meseca imaš pregled po predavaču spreman za obračun i izvoz u Excel. Pogledaj kako ga zamišljamo za škole jezika, plesne škole i klubove borilačkih veština.