Komunikacija sa roditeljima: kako bez stotinu poruka dnevno.
Telefon zvoni u 22 časa: „Da li je sutra trening?” Ista poruka stiže od još pet roditelja, a odgovor je u grupi od pre tri dana. Komunikacija sa roditeljima može da pojede više vremena od same nastave. Dobra vest: uz par pravila postavljenih na početku godine, broj poruka može da padne višestruko.
Zašto poruka ima toliko
Roditelji ne pišu zato što žele da smetaju. Pišu zato što ne znaju gde da nađu informaciju ili joj ne veruju. Kada se raspored, izmene i uplate šalju kroz više grupa, privatne poruke i usmeno na času, svaka informacija postaje pitanje.
Rešenje nije da odgovaraš brže, nego da manje pitanja uopšte nastane.
Pravilo 1: Jedan kanal za obaveštenja
Izaberi jedno mesto za sva zvanična obaveštenja: raspored, izmene, neradne dane, uplate. To može biti grupa na Viberu ili WhatsApp-u u kojoj samo škola piše, mejl lista ili aplikacija. Važno je da roditelji znaju: ako nešto nije objavljeno tamo, ne važi.
Ako koristiš grupu za poruke, podesi je tako da samo administratori mogu da pišu. Tako obaveštenja ne nestanu ispod pedeset poruka „hvala” i „vidimo se”.
Pravilo 2: Radno vreme za poruke
Napiši jasno, u upisnom materijalu i u opisu grupe, kada odgovaraš na poruke. Na primer: „Na poruke odgovaramo radnim danima od 10 do 18 časova.” Roditelji to poštuju mnogo više nego što misliš, pod uslovom da je pravilo objavljeno unapred, a ne izrečeno ljutito u 23 časa.
Za hitne stvari (dete se povredilo, otkazan čas pola sata pre početka) ostavi broj telefona, ali jasno reci da je samo za hitne slučajeve.
Pravilo 3: Sve bitno na početku godine
Većina pitanja tokom godine ima odgovor koji se zna u septembru. Pošalji roditeljima jedan pregledan dokument ili poruku sa:
- rasporedom i salom za grupu deteta,
- iznosom, rokom i načinom plaćanja članarine,
- pravilima za izostanke i nadoknade,
- neradnim danima i raspustom,
- kanalom za obaveštenja i radnim vremenom za poruke,
- kontaktom za hitne slučajeve.
Isti dokument zakači na vrh grupe ili ga drži na sajtu, pa na pitanje odgovoriš linkom.
Klasiko pravimo da članarine, raspored i obaveštenja budu na jednom mestu. Prijavi se na listu čekanja i obezbedi popust za rane korisnike.
Pravilo 4: Šabloni za česte poruke
Ista obaveštenja šalješ desetine puta godišnje. Napiši ih jednom, dobro, i samo menjaj detalje.
Promena termina
Obaveštenje za grupu [naziv grupe]: čas u [dan, datum] pomeramo sa [staro vreme] na [novo vreme], u istoj sali. Ostali časovi su po redovnom rasporedu. Hvala na razumevanju!
Otkazan čas
Čas grupe [naziv grupe] u [dan, datum] je otkazan zbog [razlog]. Nadoknada je u [dan, datum, vreme]. Vidimo se!
Neradni dani
Tokom [praznik ili raspust], od [datum] do [datum], časovi se ne održavaju. Nastavljamo po redovnom rasporedu od [datum]. Želimo vam lepe praznike!
Pohvala
Dobar dan! Samo da vam javimo: [ime] je danas odlično radio/la na času, posebno [konkretna stvar]. Svaka čast!
Poslednji šablon nije obaveza, ali je najvredniji. Roditelj koji od škole dobija i lepe vesti, a ne samo podsetnike za uplatu, mnogo je strpljiviji kada nešto ne ide po planu.
Pravilo 5: Šalji samo onima koje se tiče
Ako se menja termin jedne grupe, obaveštenje ide samo toj grupi. Roditelji koji dobijaju obaveštenja koja ih se ne tiču brzo prestanu da ih čitaju, pa propuste i ona koja ih se tiču.
Kako odgovoriti nezadovoljnom roditelju
- Ne odgovaraj odmah ako si ljut. Odgovor posle sat vremena je bolji od odgovora za minut koji ćeš zažaliti.
- Prebaci razgovor van grupe. Kritika u zajedničkoj grupi rešava se u privatnoj poruci ili telefonom.
- Prvo priznaj problem, pa objasni. „Razumem da vam je promena termina napravila problem” smiruje situaciju više od bilo kakvog objašnjenja.
- Predloži konkretno rešenje: drugi termin, nadoknadu, razgovor uživo.
Privatnost i podaci dece
U zajedničkoj grupi nikada ne objavljuj ko nije platio, ocene, zdravstvene informacije ili probleme sa ponašanjem. Za fotografije i snimke dece pribavi pisanu saglasnost roditelja, najbolje pri upisu. To je i pitanje poštovanja i pitanje zakona o zaštiti podataka o ličnosti.
Zaključak
Manje poruka ne dolazi od bržeg odgovaranja, nego od jasnih pravila: jedan kanal, radno vreme za poruke, sve bitno na početku godine, šabloni i ciljana obaveštenja. Uz to, povremena pohvala čini da roditelji budu na tvojoj strani.
Klasiko pravimo da obaveštenja stižu baš onim roditeljima kojih se tiču, jednim klikom, bez prosleđivanja kroz pet grupa. Pogledaj kako ga zamišljamo za plesne škole, klubove i škole jezika.