Kako organizovati upis u privatni vrtić: od prvog poziva do prvog dana.

Prvi kontakt: kako odgovoriti na upit

Upit stiže telefonom, porukom, preko sajta ili društvenih mreža. Bez obzira na kanal, pravila su ista:

• Odgovori brzo. Roditelj koji čeka dva dana na odgovor verovatno je već zakazao posetu negde drugde.
• Zapiši upit na jedno mesto. Ime roditelja, ime i uzrast deteta, telefon, od kada im treba vrtić i kako su čuli za tebe.
• Ponudi posetu. Cilj prvog razgovora nije da ispričaš sve, nego da roditelj dođe i vidi vrtić.

Šablon za odgovor na poruku može da izgleda ovako:

Zdravo, hvala što ste nam se javili! Za uzrast [uzrast deteta] imamo [slobodna mesta / listu čekanja] od [mesec]. Najbolje je da dođete da upoznate vrtić i vaspitače. Da li vam odgovara [dan, vreme] ili [dan, vreme]?

Poseta vrtiću

Poseta je trenutak kada roditelj odlučuje. Pripremi je kao mali, kratak susret, a ne kao prodajni razgovor.

1. Zakaži vreme koje ne remeti rad grupa, na primer posle užine ili tokom popodnevnog odmora.
2. Pokaži prostor: sobe, dvorište, mesto gde deca jedu i spavaju.
3. Predstavi vaspitača grupe u koju bi dete išlo, makar na kratko.
4. Objasni dnevni ritam: dolazak, obroci, aktivnosti, odmor, odlazak.
5. Daj jasne informacije o ceni i uslovima: šta je uključeno, kada se plaća, kako se računa odsustvo.
6. Dogovori sledeći korak: rok do kog roditelj javlja odluku i šta mu treba za upis.

Posle posete pošalji kratku poruku sa svim informacijama na jednom mestu, da roditelj ne mora da se priseća šta je čuo.

Hvala što ste danas posetili vrtić! Kao što smo razgovarali: mesečna cena za [grupa] je [iznos], uključuje [šta je uključeno]. Ako se odlučite, za upis su potrebni [spisak]. Mesto čuvamo do [datum]. Slobodno pitajte šta god vas zanima.

Dokumentacija za upis

Spisak dokumenata zavisi od načina na koji je tvoj vrtić registrovan i od propisa koji važe za tvoju delatnost i lokalnu sredinu. Zato tačan spisak obavezno proveri sa knjigovođom, pravnikom i nadležnim lokalnim službama. U praksi se najčešće pojavljuje sledeće:

Ugovor i prva uplata

Kada se roditelj odluči, ne ostavljaj formalnosti za prvi dan. Dogovori jedan termin u kom se potpisuje ugovor, predaju dokumenta i dogovara prva uplata. U ugovoru treba jasno da piše:

• mesečna cena i šta je uključeno,
• rok plaćanja i način plaćanja,
• kako se računa duže odsustvo deteta, ako ga uopšte umanjuješ,
• otkazni rok sa obe strane,
• radno vreme vrtića i šta se dešava kada roditelj kasni po dete.

Jasna pravila na početku štede mnogo neprijatnih razgovora kasnije. Kako da odrediš cenu i pravila plaćanja opisali smo u tekstu o ceni i članarinama, a o praćenju uplata u tekstu o evidenciji članarina.

Plan adaptacije

Adaptacija je period u kom se dete navikava na vrtić. Svako dete je drugačije, ali roditelji se osećaju sigurnije kada znaju plan. Primer plana koji možeš da prilagodiš:

1. Prvi i drugi dan: dete dolazi na sat ili dva, roditelj može da bude u blizini.
2. Treći do peti dan: duži boravak, roditelj odlazi na kraće vreme, oproštaj je kratak i jasan.
3. Druga nedelja: dete ostaje do ručka, zatim i za vreme odmora.
4. Posle toga: pun boravak, kada vaspitač i roditelj procene da je dete spremno.

Dogovori sa roditeljem kako će dobijati informacije tokom adaptacije. Kratka poruka u toku dana („Smirio se posle deset minuta, sada se igra sa kockama”) roditelju znači više nego bilo šta drugo.

Prvi dan: lista za vaspitača i roditelja

Pre prvog dana pošalji roditelju kratku listu šta da ponese i kako izgleda jutro:

Sutra je [ime deteta] prvi dan kod nas! Molimo vas da ponesete: [rezervna odeća, papuče, pelene ako su potrebne, omiljena igračka]. Očekujemo vas do [vreme]. Vaspitačica [ime] će vas dočekati. Javićemo vam se tokom dana kako ide.

Vaspitač pre prvog dana treba da zna:

• ime deteta i kako ga kod kuće zovu,
• alergije i posebne napomene,
• ko sme da preuzme dete,
• navike: spavanje, hrana, šta ga smiruje.

Najčešće greške pri upisu

Iste greške se ponavljaju u mnogim vrtićima, a sve se lako izbegavaju:

• Upit bez povratnog poziva. Roditelj ostavi broj, niko ga ne zapiše, i porodica ode kod konkurencije.
• Cena saopštena tek na kraju. Roditelji cene kada jasno kažeš koliko košta i šta je uključeno, već pri prvoj poseti.
• Dokumenta koja se skupljaju nedeljama. Daj jedan spisak, jedan rok i jedan termin za predaju.
• Vaspitač koji ne zna ništa o detetu. Sve što je roditelj rekao pri upisu treba da stigne do osobe koja će dete dočekati.
• Usmeni dogovori o izuzecima. Ako si dao popust ili posebne uslove, zapiši ih, inače će se za šest meseci niko ne sećati.

Posle prvog meseca

Na kraju prvog meseca zakaži kratak razgovor sa roditeljem. Pitaj kako dete priča o vrtiću kod kuće i podeli svoja zapažanja. Ovaj razgovor pokazuje da ti je stalo i otvara prostor da se mali problemi reše pre nego što postanu razlog za ispis. Ideje kako da zadržiš porodice dugoročno imaš u tekstu o zadržavanju polaznika.

Zaključak

Upis u privatni vrtić je niz malih koraka: brz odgovor na upit, dobro pripremljena poseta, jasna dokumentacija i ugovor, plan adaptacije i pažnja tokom prvih dana. Kada je proces uredan, roditelj ima poverenja, a ti manje haosa svakog septembra. Tačne zakonske obaveze i spisak dokumenata proveri sa knjigovođom, pravnikom i lokalnim propisima.

Upravo zato pravimo Klasiko: da upite, podatke o deci, ovlašćene osobe i uplate vodiš na jednom mestu, od prvog poziva nadalje. Pogledaj kako ga zamišljamo za privatne vrtiće.