Upis u septembru: plan pripreme za školu i klub, nedelju po nedelju.

Kraj jula: pogled unazad i odluke

Pre nego što planiraš novu godinu, pogledaj prošlu. Odgovori na nekoliko pitanja:

• Koje grupe su bile pune, a koje poluprazne?
• Koliko polaznika je odustalo tokom godine i zašto?
• Koji termini su pravili najviše problema?
• Da li cene pokrivaju troškove, i da li će ih pokrivati od septembra?

Na osnovu toga odluči tri stvari: da li menjaš cene, koje grupe ukidaš ili spajaš i koje nove grupe otvaraš. Ako ti treba pomoć oko cena, pogledaj tekst cena časa i članarine.

Prva nedelja avgusta: stari polaznici

Najlakši upis je upis polaznika koji su već bili kod tebe. Javi im se pre nego što počnu da gledaju druge opcije.

Dobar dan! Nadamo se da [ime] ima lep raspust. Pripremamo novu sezonu koja počinje [datum]. Da li planirate da nastavite? Ako potvrdite do [datum], čuvamo mesto u grupi i [pogodnost, ako je ima]. Hvala!

• Napravi spisak svih polaznika iz juna i označi ko je potvrdio, ko je odbio, a ko nije odgovorio.
• One koji nisu odgovorili pozovi telefonom posle nedelju dana.
• Kod onih koji odbijaju, ljubazno pitaj zašto. To ti je podatak za planiranje.

Više o zadržavanju polaznika iz godine u godinu pišemo u tekstu kako zadržati polaznike.

Druga i treća nedelja avgusta: grupe, raspored, cene

Nove grupe

Kada znaš koliko se starih polaznika vraća, vidi gde ima mesta i gde treba nova grupa. Polaznike koji su napredovali prebaci u viši nivo, a za početnike planiraj bar jednu novu grupu po uzrastu.

Raspored i smene

Ovo je najosetljiviji deo. Deca u osnovnim i srednjim školama često idu u smene, pa termin od 17 časova jednoj porodici odgovara samo svake druge nedelje. Nekoliko pristupa koji pomažu:

• Dva termina iste grupe, jedan za pre podne i jedan za popodne, sa mogućnošću prebacivanja po smenama.
• Termini posle 18 časova za starije uzraste, kada su obe smene završile.
• Privremeni raspored za prve dve nedelje septembra, dok se smene ne potvrde.

Detaljno o slaganju termina imaš u tekstu raspored časova.

Objava cena

Cene objavi pre upisa, ne na prvom času. Ako ih podižeš, obavesti stare polaznike prve i kratko objasni zašto.

Od [mesec] mesečna članarina za [program] iznosi [iznos] dinara. Cena uključuje [broj] časova nedeljno. Za braću i sestre važi popust od [iznos ili procenat]. Hvala vam što ste sa nama!

Poslednja nedelja avgusta: marketing

Roditelji u ovo vreme aktivno traže aktivnosti za decu. Budi vidljiv:

• objavi raspored, cene i datum početka na svim mrežama i na profilu na mapama,
• zamoli zadovoljne roditelje da podele objavu,
• postavi plakat u obližnjim školama i prodavnicama, uz dozvolu,
• najavi termine besplatnih probnih časova i način prijave.

Ideje za privlačenje novih polaznika imaš u tekstu kako privući nove učenike.

Prva i druga nedelja septembra: probni časovi i upis

Probni čas je trenutak odluke. Organizuj ga tako da novi polaznik oseti da je dobrodošao:

1. Dan ranije pošalji podsetnik sa adresom, vremenom i šta treba poneti.
2. Na času ga predstavi grupi i posveti mu malo više pažnje.
3. Posle časa razgovaraj sa roditeljem: kako je prošlo, koji termin odgovara, kako se plaća.
4. Istog ili sledećeg dana pošalji poruku sa jasnim sledećim korakom.

Hvala što je [ime] danas bio/la na probnom času! Predlažemo grupu [naziv], termini [dani i vreme]. Ako želite da upišete, odgovorite na ovu poruku i poslaćemo vam podatke za uplatu. Mesto čuvamo do [datum].

Druga nedelja septembra: podešavanje uplata

Prva članarina postavlja naviku za celu godinu. Pre prvog roka:

• svakom polazniku dodeli stalni poziv na broj,
• pošalji jasne podatke za uplatu, po mogućstvu sa IPS QR kodom,
• napiši rok plaćanja i pravila za propuštene časove i raspuste,
• dogovori se sa predavačima ko prima gotovinu i kako je evidentira.

Kako da organizuješ praćenje uplata, pročitaj u tekstu evidencija članarina.

Treća i četvrta nedelja septembra: prvi mesec

Najviše novih polaznika odustane u prvih nekoliko nedelja, obično tiho. Zato:

• prati prisustvo novih polaznika posebno i javi se posle prvog nenajavljenog izostanka,
• posle tri nedelje pošalji roditeljima kratku poruku o tome kako dete napreduje,
• proveri popunjenost grupa i, ako treba, prebaci polaznike u grupu koja im bolje odgovara po nivou ili terminu,
• zaključi raspored kada se smene ustale i pošalji ga svima još jednom.

Pripremi predavače i prostor

Upis ne zavisi samo od tebe. Krajem avgusta održi kratak sastanak sa predavačima ili trenerima i prođi kroz nekoliko tačaka:

• ko vodi koje grupe i u kojim terminima, uz jasne zamene za slučaj bolesti,
• kako se dočekuje polaznik na probnom času i ko razgovara sa roditeljem posle časa,
• kako i do kada se beleži prisustvo,
• šta predavač odgovara kada ga roditelj pita za cenu ili uplatu, da svi govore isto.

Proveri i prostor: da li je sala čista i okrečena posle leta, rade li klima i grejanje, ima li dovoljno opreme za veće grupe, da li je na ulazu jasno istaknut raspored. Prvi utisak roditelja koji dovodi dete na probni čas nastaje pre nego što čas počne.

Pregled plana na jednom mestu

Zaključak

Uspešan upis u septembru počinje krajem jula. Prvo zadrži stare polaznike, zatim složi grupe i raspored uz smene, objavi cene na vreme, budi vidljiv krajem avgusta, pažljivo vodi probne časove i podesi uplate pre prvog roka. Prvi mesec posveti novim polaznicima, jer se tada odlučuje da li će ostati.

Upravo zato pravimo Klasiko: da spisak polaznika, grupe, raspored, prisustvo i uplate budu na jednom mestu kada je septembarska gužva najveća. Pogledaj kako ga zamišljamo za škole jezika, plesne škole i klubove borilačkih veština, a za klubove pogledaj i tekst o vođenju sportskog kluba za decu.