Šest brojeva koje vlasnik škole treba da prati svakog meseca.

Zašto baš šest brojeva

Ako pratiš dvadeset pokazatelja, posle dva meseca ne pratiš nijedan. Ovih šest pokrivaju tri pitanja koja su bitna za svaku školu jezika, plesnu školu, klub ili edukativni centar:

• Da li rastemo? Aktivni polaznici, novi upisi, odustajanja.
• Da li su polaznici zadovoljni? Prisustvo.
• Da li posao ima smisla finansijski? Naplata, popunjenost i prihod po grupi.

Odredi jedan dan u mesecu, recimo peti, i tada izračunaj sve brojeve za prethodni mesec. Pola sata, uz kafu.

1. Aktivni polaznici

Kako se računa: broj polaznika koji su bili upisani i pohađali bar jedan čas u mesecu. Ne broji one koji su „na pauzi” a nisu dolazili.

Zašto je bitan: to je osnova za sve ostalo. Gledaj ga u poređenju sa istim mesecom prošle godine, ne samo sa prethodnim, jer je kod škola sezonalnost jaka: septembar i oktobar rastu, jun i jul padaju.

2. Novi upisi i odustajanja

Novi upisi: broj polaznika koji su prvi put platili ili počeli redovno da dolaze u tom mesecu.

Odustajanja (churn): broj polaznika koji su bili aktivni prošlog meseca, a ovog više nisu. Stopa odustajanja se računa ovako: odustali u mesecu podeljeno sa brojem aktivnih na početku meseca, puta sto.

Primer: na početku meseca imaš 120 aktivnih polaznika, tokom meseca je odustalo 6. Stopa odustajanja je 6 / 120 = 5 odsto.

3. Stopa prisustva

Kako se računa: broj ostvarenih dolazaka podeljen sa brojem mogućih dolazaka. Ako grupa ima 10 polaznika i 8 časova u mesecu, mogućih dolazaka je 80. Ako je ostvareno 64, prisustvo je 80 odsto.

Zašto je bitan: prisustvo je rani signal odustajanja. Polaznik obično prvo počne da propušta, pa tek onda prestane da plaća. Grupa kojoj prisustvo pada dva meseca zaredom traži pažnju sada, a ne u junu. Više o tome u tekstu o evidenciji prisustva.

4. Naplaćeno u odnosu na očekivano

Kako se računa: zbir uplata za mesec podeljen sa iznosom koji je trebalo da bude naplaćen (svi aktivni polaznici puta njihova članarina, uz popuste). Razlika su dugovanja.

Prati i drugi broj: koliko polaznika kasni sa uplatom više od 15 dana. Iznos je bitan, ali broj ljudi ti govori koliko poziva i poruka te čeka.

Kako da uredno vodiš uplate, pročitaj u tekstu evidencija članarina.

5 i 6. Popunjenost grupa i prihod po grupi

5. Popunjenost grupa

Kako se računa: broj upisanih u grupi podeljen sa kapacitetom grupe. Kapacitet određuješ ti, prema sali i načinu rada: za jezik je to možda 8, za ples 16, za borilačke veštine 20.

Gledaj prosek, ali i pojedinačne grupe. Prosek od 75 odsto može da krije dve grupe od 100 odsto, sa listom čekanja, i jednu od 30 odsto koja gubi novac.

6. Prihod po grupi

Kako se računa: naplaćeni prihod grupe minus direktni trošak (honorar predavača, zakup sale za te termine). Ne treba ti savršena računovodstvena tačnost, dovoljna je gruba slika.

Ovaj broj često iznenadi. Grupa koju voliš i koja „uvek postoji” može biti u minusu, a mala grupa sa višom cenom može nositi školu.

Primer mesečnog pregleda

Ovako može da izgleda jednostavna tabela. Brojevi su izmišljeni i služe samo kao primer:

U kolonu „Ocena” upiši samo jednu reč: raste, stabilno, pratiti ili reagovati. Tako na prvi pogled vidiš gde treba da utrošiš vreme ovog meseca, bez čitanja cele tabele.

Iz ovog primera vidiš dve stvari: naplata pada i prisustvo pada. Oba broja upućuju na to da treba pogledati koje grupe i koji polaznici stoje iza pada.

Šta da radiš kada je broj loš

• Raste odustajanje: pogledaj zapisane razloge. Ako je razlog termin, razmisli o promeni. Ako je nivo, pogledaj tekst o grupama po nivou. Pozovi polaznike koji su prestali, iskren razgovor vredi više od ankete.
• Pada prisustvo: javi se polaznicima sa dva ili tri izostanka zaredom. Proveri da li se termin poklopio sa školskim obavezama ili smenama.
• Pada naplata: pošalji ljubazan podsetnik svima koji kasne, istog dana. Razmisli o jasnom roku i jednostavnijem načinu plaćanja.
• Grupa je poluprazna: spoji je sa sličnom grupom, promeni termin ili ciljano oglasi upis baš za taj nivo i uzrast.
• Grupa je u minusu: nije uvek rešenje ukinuti je. Ponekad je dovoljno popuniti dva mesta ili prilagoditi cenu.
• Malo novih upisa: proveri odakle dolaze novi polaznici i pojačaj ono što radi. Ideje imaš u tekstu kako privući nove učenike.

Odakle dolaze podaci

Brojevi su tačni onoliko koliko su tačni podaci iz kojih ih računaš. Za svih šest pokazatelja dovoljna su ti četiri izvora:

1. Spisak polaznika sa datumom upisa i datumom odlaska, ako je otišao.
2. Prisustvo po času, koje beleže predavači.
3. Uplate po polazniku i mesecu, sa iznosom koji je trebalo da plati.
4. Grupe sa kapacitetom, predavačem i troškom termina.

Ako se neki od ovih podataka vodi neredovno, prvo to popravi. Nema svrhe računati stopu prisustva ako polovina predavača beleži prisustvo jednom nedeljno iz sećanja. Takođe, dogovori se sa sobom šta tačno znači „aktivan polaznik” i „odustao” i nemoj to menjati iz meseca u mesec, jer tada brojevi više nisu uporedivi.

Ako sve vodiš u tabeli, napravi poseban list „Mesečni pregled” u koji svakog petog u mesecu upisuješ šest brojeva. Posle godinu dana imaćeš dragocen pregled sezone, koji ti pomaže da planiraš upis, zapošljavanje predavača i zakup prostora.

Zaključak

Šest brojeva, aktivni polaznici, novi upisi, odustajanja, prisustvo, naplata i popunjenost sa prihodom po grupi, daju ti jasnu sliku škole za pola sata mesečno. Važno je da ih računaš uvek na isti način, da ih porediš kroz vreme i da na loš broj reaguješ konkretnim korakom.

Upravo zato pravimo Klasiko: da ovi izveštaji budu spremni sami od sebe, iz prisustva i uplata koje već unosiš, bez ručnog sabiranja u tabeli. Pogledaj kako ga zamišljamo za škole jezika, edukativne centre i klubove borilačkih veština.