Evidencija dolazaka i dnevne beleške u vrtiću: kako bez papira.

Zašto je evidencija dolazaka u vrtiću posebna

U školi jezika ili plesnoj školi evidencija prisustva je pitanje „bio ili nije bio”. U vrtiću je ona deo bezbednosti. Vaspitač mora u svakom trenutku da zna koliko dece je u grupi, a na kraju dana da je svako dete predato osobi koja sme da ga preuzme.

Pored toga, evidencija ti služi za:

• odgovore roditeljima („Koliko dana je bio u oktobru?”),
• obračun, ako umanjuješ cenu za duže odsustvo,
• planiranje obroka i osoblja,
• uočavanje obrazaca, na primer dete koje sve češće izostaje.

Dolazak i odlazak: šta beležiti

Dovoljno je četiri podatka po detetu, po danu:

1. Vreme dolaska i ko je doveo dete.
2. Vreme odlaska i ko je preuzeo dete.
3. Odsustvo, sa kratkim razlogom ako ga roditelj javi („bolest”, „put”).
4. Napomena, samo kada je potrebna: „roditelj javio da dolazi baka”, „pala u dvorištu, obavešten roditelj”.

Sve to treba da se unese za nekoliko sekundi. Na telefonu ili tabletu to znači: spisak grupe, dodir na ime za dolazak, dodir za odlazak, i izbor osobe koja preuzima dete sa unapred upisanog spiska.

Ko sme da preuzme dete

Ovo je najosetljiviji deo. Spisak ovlašćenih osoba dobijaš od roditelja pri upisu i ažuriraš ga kad god se nešto promeni. Za svaku osobu treba ti ime, odnos prema detetu i telefon.

Pravila koja vredi uvesti i napisati roditeljima:

• dete se predaje samo osobama sa spiska,
• ako dolazi neko novi, roditelj to javlja unapred, pisanim putem, sa imenom te osobe,
• vaspitač koji ne poznaje osobu ima pravo da zatraži ličnu kartu i da pozove roditelja,
• promene spiska upisuje samo vlasnik ili osoba koju on odredi.

Poštovani roditelji, ako po dete dolazi osoba koja nije na spisku ovlašćenih, molimo vas da nam to javite porukom do [vreme], sa imenom i prezimenom te osobe. Bez te poruke nećemo moći da predamo dete. Hvala na razumevanju, ovo radimo zbog bezbednosti dece.

Dnevne beleške: spavanje, obroci, raspoloženje

Roditelji, naročito mlađe dece, žele da znaju kako je dete provelo dan. Dnevne beleške su odličan način da to dobiju, pod uslovom da su kratke i redovne. Predlog šta beležiti:

Ključ je u izborima umesto slobodnog teksta. Vaspitačica sa dvanaestoro dece nema vremena da piše eseje, ali za tri dodira po detetu ima.

Privatnost dnevnih beleški

Dnevne beleške sadrže podatke o detetu koji su lični, a ponekad i zdravstveni. Zato važe jednostavna pravila:

• Svaki roditelj vidi samo beleške svog deteta. Nikada ne šalji zbirni izveštaj za celu grupu u zajedničku grupu za poruke.
• Beleži činjenice, ne procene. „Jeo malo” je u redu, „problematično ponašanje” nije, to je tema za razgovor uživo.
• Zdravstvene stvari javljaj direktno. Povišena temperatura ili povreda nisu za dnevnu belešku, nego za poziv roditelju odmah.
• Odredi koliko dugo čuvaš beleške. Nema potrebe da beleške o spavanju od pre tri godine stoje negde zauvek.

Više o tome pišemo u tekstu o zaštiti podataka dece u školi, klubu i vrtiću.

Kako preći sa sveske na telefon

Prelazak ne mora da bude nagao. Plan u četiri koraka:

1. Pripremi spiskove: deca po grupama, roditelji i ovlašćene osobe. Ako ih imaš u Excelu, to je dobar početak.
2. Probaj sa jednom grupom dve nedelje, uz svesku kao rezervu.
3. Pitaj vaspitače šta smeta. Ako nešto traje predugo, pojednostavi.
4. Proširi na ceo vrtić i ukini svesku kada se svi naviknu.

Pravilo je jednostavno: novi način mora da bude brži od starog već prve nedelje, inače ga niko neće koristiti.

Šta ako nestane interneta ili se telefon isprazni

Ovo je prvo pitanje koje vaspitači postave, i opravdano je. Dogovori rezervni plan unapred: jedan odštampan spisak grupe sa kontaktima roditelja i ovlašćenim osobama čuva se zaključan na dogovorenom mestu, a dolasci tog dana se upišu na papir i unesu kasnije. Važno je da rezervni spisak redovno menjaš kada se podaci promene i da staru verziju uništiš, a ne baciš u korpu.

Kako da vaspitači prihvate novi sistem

Vaspitači su ti koji će evidenciju voditi svaki dan, pa njihovo mišljenje odlučuje da li će sistem raditi. Nekoliko stvari pomaže:

• Objasni zašto. Ne zbog kontrole, nego zbog bezbednosti dece i manje pitanja roditelja na vratima.
• Pokaži uživo, na njihovom telefonu ili tabletu vrtića, na stvarnoj grupi.
• Odredi jednu osobu kojoj se javljaju kada nešto ne znaju.
• Ne traži više podataka nego ranije. Ako je u svesci bilo samo vreme dolaska, ne uvodi odmah pet novih polja.
• Pohvali redovnost. Kada roditelj kaže da mu dnevne beleške znače, prenesi to vaspitaču.

Ako vrtić ima tablet koji ostaje u grupi, to je često bolje rešenje od privatnih telefona vaspitača: podaci ne odlaze kući sa zaposlenima, a tablet uvek ima isti spisak.

Mesečni pregled

Na kraju meseca evidencija dolazaka treba da ti da pregled bez dodatnog posla: broj dana prisustva po detetu, odsustva po razlozima i prosečan broj dece po danu u svakoj grupi. Taj pregled koristiš za obračun, za razgovor sa roditeljima i za planiranje osoblja i nabavke. Opšte principe evidencije prisustva imaš i u tekstu o evidenciji prisustva, a o porukama roditeljima u tekstu o komunikaciji sa roditeljima.

Zaključak

Dobra evidencija dolazaka u vrtiću je brza (nekoliko sekundi po detetu), bezbedna (dete se predaje samo ovlašćenim osobama) i pažljiva prema privatnosti (svaki roditelj vidi samo svoje dete). Dnevne beleške neka budu kratke, sa izborima umesto slobodnog teksta, i redovne.

Upravo zato pravimo Klasiko: da vaspitači dolaske, odlaske i preuzimanje beleže sa telefona, a ti imaš mesečni pregled bez prepisivanja. Pogledaj kako ga zamišljamo za privatne vrtiće.