Kako da izabereš knjigovođu za školu, klub ili vrtić i šta da mu daješ svakog meseca.
Knjigovođa često prvi vidi problem sa ugovorima ili limitom, ako radite kako treba. Tako može da ti uštedi mnogo više nego što ga plaćaš. Zato je pitanje „koliko košta mesečno?” tek jedno od pitanja. Evo kako da izabereš nekoga ko razume tvoj posao i kako da ta saradnja lako ide.
Šest pitanja za prvi sastanak
- Imate li klijente u obrazovanju ili sportu? Udruženje građana, preduzetnik sa kursevima i klub imaju različite teme.
- Kako biste oporezovali ovaj plan? Daj konkretne brojeve i pogledaj da li dobijaš objašnjenje ili samo „to ćemo videti”.
- Kako se dogovaramo o predavačima? Pitaj za ugovore i test samostalnosti. Ovde često vidiš znanje.
- Da li vi vodite SEF i poreske prijave? I kako ću znati da je nešto rok.
- Kako komuniciramo? Mejl, telefon, koliko brzo stiže odgovor u periodu upisa.
- Šta ulazi u cenu? Tražiti konkretno: obračun honorara, promet, obrasci, potvrde, završni račun.
Kako da uporediš ponude
| Šta proveravaš | Dobar znak | Loš znak |
|---|---|---|
| Cena | Jasna tabela i šta je dodatno | Paušal bez spiska usluga |
| Ugovor | Pisani ugovor o uslugama | „Dogovorićemo se usput” |
| Rokovi | Šalju podsetnik pre roka | Javljaju se kad rok prođe |
| Saveti | Upozorava unapred, objašnjava izvore | „Tako svi rade” |
| Rast | Zna šta se menja kod limita i PDV-a | Tema se odlaže do decembra |
Šta mu treba svakog meseca
Dogovori jedan dan u mesecu i stalan način slanja. Tipična lista izgleda ovako, a tvoj knjigovođa će je prilagoditi:
- Izvodi iz banke za protekli mesec.
- Izlazni računi i pregled prometa, sa podacima iz fiskalnog uređaja ako ga imaš.
- Računi dobavljača: zakup, oprema, telefon, reklame.
- Broj održanih časova i dogovoreni honorari po predavaču, u obliku koji je dogovoren.
- Novi ugovori i promene: novi predavač, nova lokacija, nov program.
Napravi jednu fasciklu po mesecu u oblaku i tu ubacuj sve čim stigne. Knjigovođi šalješ link, a tebi na kraju meseca ne preostaje da tražiš račun po torbama.
Klasiko drži učenike, raspored, prisustvo i članarine na jednom mestu, sa IPS QR uplatama i uvozom iz Excel-a. Probaj ga 14 dana besplatno.
Kada da ga pozoveš pre nego što nešto uradiš
- Pre nego što potpišeš ugovor sa novim predavačem.
- Pre nego što otvoriš novi program ili prodaš prvi korporativni kurs.
- Kada se približiš limitu za paušal ili pragu za PDV.
- Pre veće kupovine opreme ili uzimanja kredita.
- Pre nego što isplatiš neobičnu naknadu ili nagradu.
Pitanje pre odluke skoro uvek je jeftinije od ispravke posle nje.
Kada je vreme za promenu knjigovođe
Ako za rokove saznaješ kasno, na pitanja dobijaš odgovor posle nedelju dana ili se ista greška ponavlja, razmisli o promeni. Promena je najlakša na početku poslovne godine. Pre prelaska dogovori predaju dokumentacije, pristup sistemima i poslednji obračun, da ništa ne ostane između dve kancelarije.
Dobri podaci su jeftiniji od dobrih popravki
Knjigovođa radi sa podacima koje mu daš. Ako ne znaš ko je platio koji mesec, to ne može da reši niko posle tebe. Klasiko drži uplate i zaduženja po mesecima i izvozi ih u Excel, a prisustvo pokazuje koliko je časova održano, pa knjigovođi šalješ uredne preglede, a ne prepisane poruke. Klasiko ne vodi poslovne knjige, zato knjigovođu ne zamenjuje, ali mu olakšava posao. Pre prvog sastanka pročitaj poređenje paušala, knjigaša i d.o.o.-a.