Tabela prisustva u Excel-u: model sa formulama za procenat dolazaka i upozorenja.
Papirni dnevnik zna ko je bio na času, ali ti ne kaže da je neko prestao da dolazi. Dobra tabela uradi baš to. Evo jednostavnog modela koji možeš da napraviš za pola sata i koji pokazuje procenat dolazaka i polaznike na koje treba da obratiš pažnju.
Kako izgleda jedan list
Napravi po jedan list za svaku grupu i mesec, ili kopiraj isti obrazac. U prvom redu su datumi časova, a u prvoj koloni polaznici.
| Polaznik | 03.11. | 05.11. | 10.11. | 12.11. | Bio | Održano | % |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana P. | P | P | I | P | 3 | 4 | 75% |
| Luka I. | P | O | P | P | 3 | 4 | 75% |
| Mina J. | I | I | I | I | 0 | 4 | 0% |
Dovoljne su tri oznake: P za prisutan, I za izostanak i O za opravdan izostanak. Dodaj padajuću listu preko Data Validation, jer tako niko ne može da upiše „da” ili „+”, što bi pokvarilo formule.
Da li je razlika između opravdanog i neopravdanog izostanka važna za nadoknadu? Ako nije, koristi samo P i I. Svaka dodatna oznaka je dodatni posao za predavača, a ako je pravilo o nadoknadi časova vezano za najavu, oznaka O ima smisla.
Formule
Ako su oznake u kolonama B do E, a polaznik je u drugom redu:
| Kolona | Formula | Šta računa |
|---|---|---|
| Bio | =COUNTIF(B2:E2;"P") | Koliko puta je bio prisutan |
| Održano | =COUNTA(B2:E2) | Na koliko časova postoji upis |
| % | =IF(G2=0;"";F2/G2) | Procenat prisustva, bez greške ako je prazno |
Formatiraj poslednju kolonu kao procenat. Za svaku novu nedelju samo ubaci kolonu pre „Bio” i proveri da je opseg formule obuhvata. Ako koristiš drugačije računarske postavke, možda ćeš morati da zameniš tačka-zarez zarezom.
Upozorenje za nestale polaznike
Najveća vrednost evidencije nije papirni trag, nego rano upozorenje. Uslovno bojenje uradi to za tebe:
- Označi kolonu sa procentom.
- Otvori Conditional Formatting, pa Highlight Cells Rules, pa Less Than.
- Upiši 0,6, odnosno 60%, i izaberi crvenu boju.
Prag prilagodi svom programu. Još korisnije je da pratiš dva uzastopna izostanka, jer dete koje je propustilo dva treninga možda već razmišlja o odustajanju. Evo poruke koju možeš tada da pošalješ:
Dobar dan, [IME]! Primetili smo da [IME DETETA] nije bio/la na poslednja dva časa. Da li je sve u redu? Nedostaje nam u grupi. Ako je potrebno, možemo da se dogovorimo za nadoknadu. [IME]
Klasiko drži učenike, raspored, prisustvo i članarine na jednom mestu, sa IPS QR uplatama i uvozom iz Excel-a. Probaj ga 14 dana besplatno.
Šta da gledaš na kraju meseca
- Polaznici ispod praga: kome treba poziv.
- Prosek grupe: ako je cela grupa slaba, proveri termin, predavača ili uzrast.
- Održani časovi po predavaču: osnov za obračun honorara.
- Pad posle raspusta: često se tada vidi ko se nije vratio.
Gde se tabela najčešće pokvari
- Predavač upisuje tek na kraju nedelje: upis iz glave je često netačan. Dogovori da se beleži na samom času.
- Dve verzije: kad svaki predavač čuva svoju, ne možeš da vidiš celu sliku.
- Otvaranje na telefonu: širok Excel je težak za rad u sali. Zato je tabela najslabija baš tamo gde se koristi.
- Otkazani čas: napiši da je otkazan, da ne bi izgledalo kao izostanak svih.
Pristup deli pažljivo, jer je i prisustvo dece lični podatak, kako objašnjava tekst zaštita podataka dece.
Kada želiš jedan dodir umesto tabele
Ako predavač sedi na podu sale sa telefonom, tabela brzo prestaje da se popunjava. U Klasiku se prisustvo beleži jednim dodirom, predavač vidi samo svoje grupe, a roditelj na svom linku može sam da javi izostanak. Širu sliku o tome šta i zašto beležiti daje vodič evidencija prisustva učenika, a uplate imaju svoju tabelu za članarine.