E-fakture i SEF za škole i klubove: kada te se tiču i šta da uradiš.
Dok radiš samo sa roditeljima, Sistem e-faktura verovatno ti ne pravi posao. Tema iskoči kada prvi put uradiš kurs za firmu, držiš obuku za opštinu ili uđeš u PDV. Tada je dobro da unapred znaš šta te čeka, a ne da saznaš od njihovog računovodstva.
Šta je SEF
SEF je državni Sistem e-faktura preko kojeg se fakture između firmi i prema javnom sektoru šalju, primaju i čuvaju. Faktura koja se izda preko SEF-a stiže kupcu kroz sistem, a ne mejlom. Prijavljuješ se elektronskim putem i to može da radi i tvoj knjigovođa ako mu daš ovlašćenje.
Kada te se tiče
| Kome naplaćuješ | Da li ide preko SEF-a |
|---|---|
| Roditelju ili polazniku (fizičko lice) | Ne, e-fakture su za pravna lica i preduzetnike |
| Javnoj ustanovi, opštini, školi | Po pravilu da, proveri svoju obavezu i pre nego što ponudiš posao |
| Privatnoj firmi, a ti si u PDV-u | Da |
| Privatnoj firmi, a ti nisi u PDV-u | Zavisi od tvog statusa i aktuelnih pravila, pitaj knjigovođu |
Pravila za one izvan PDV-a su menjana, a i paušalci često traže odgovor baš na to pitanje. Zato u gornjoj tabeli čitaj poslednji red kao poziv da proveriš, a ne kao konačan odgovor. Aktuelna uputstva objavljuju sajt Sistema e-faktura i Ministarstvo finansija.
Tipičan primer: kurs za firmu
Firma želi kurs poslovnog engleskog za šest zaposlenih. Pre nego što pošalješ ponudu, uradi ovo:
- Pitaj računovodstvo firme kako očekuju da im račun stigne i šta na njemu mora da piše.
- Proveri sa knjigovođom da li si u SEF-u i kako ćeš fakturisati.
- U ponudi jasno navedi cenu, broj časova i šta se dešava sa otkazanim časovima.
- Dogovori ko i kako potvrđuje održane časove, jer je to osnova za fakturu.
Ako ti korporativni kursevi postanu stalan posao, pogledaj vodič kursevi jezika za firme.
Klasiko drži učenike, raspored, prisustvo i članarine na jednom mestu, sa IPS QR uplatama i uvozom iz Excel-a. Probaj ga 14 dana besplatno.
Kako da se pripremiš za pola sata
- Podaci o firmi: PIB, matični broj, adresa, račun i šifra delatnosti na jednom mestu.
- Pristup: dogovori da li SEF vodi knjigovođa ili ti i kako izgleda ovlašćenje.
- Rokovi: primljene fakture imaju svoje rokove za odgovor, pa neko mora redovno da proverava sistem.
- Razdvoji B2B od roditelja: vodi posebno firme i javne ustanove, jer imaju drugačije račune i rokove plaćanja.
Firme ne plaćaju odmah. Rok od 30 ili 45 dana je čest, pa ga uračunaj u plan novca. Ako predavača isplaćuješ odmah, a firma plaća za mesec dana, gledaj koliku rezervu imaš.
Greške koje najviše smetaju
Najčešći problem nije tehnika, nego to što niko ne gleda sistem. Faktura koju je dobavljač poslao stoji neodgovorena, a rok prolazi. Druga česta greška je slanje PDF-a mejlom kada kupac očekuje dokument kroz SEF. Treća je pogrešan PIB ili naziv kupca, pa račun bude odbijen, a uplata kasni mesec dana. Zato pre prve fakture uzmi tačne podatke od računovodstva kupca.
Šta da zapamtiš
Roditeljski deo posla ostaje isti: članarine, uplate i podsetnici, što je ono što Klasiko pokriva. E-faktura je poseban kanal za pravna lica i vodi se kroz državni sistem i knjigovodstvo. Pre prvog korporativnog ili javnog posla izdvoji pet minuta da proveriš svoju obavezu, jer je to lakše nego ispravljati odbijenu fakturu.