Zamena predavača kada je bolestan: kako da čas ipak bude održan.
Poruka „ne mogu danas, temperatura” stiže često sat vremena pre časa. Ako zamenu smišljaš u hodniku, roditelji saznaju kasno, deca dobiju čas koji nema veze sa prošlom nedeljom, a na kraju meseca niko ne zna kome ide honorar. Zamena predavača može da bude miran izuzetak ako je dogovor napisan unapred.
Dogovor koji mora da postoji pre prvog izostanka
Zamena predavača ne počinje onog jutra kada neko dobije temperaturu. Počinje na razgovoru kada predavač ili trener uđe u školu. Tada se kaže kome se javlja, do kog sata i šta se dešava ako zamenu ne nađeš. Bez toga svaki izostanak izgleda kao hitan slučaj, iako se dešava svakog meseca.
Napiši tri rečenice i drži se njih:
- Kome se javlja: tebi ili osobi koja radi na recepciji, ne u zajedničku grupu predavača u kojoj poruka može da se izgubi.
- Do kada: na primer do 12 časova za čas posle 16, a za jutarnji termin do 20 časova prethodnog dana. Rok prilagodi sebi, ali neka bude isti za sve.
- Šta predavač ostavlja: kratku belešku šta je grupa radila i šta je plan za sledeći čas. Bez beleške zamena drži „nešto svoje”, a roditelj posle pita zašto se gradivo nije pomerilo.
Isto pravilo važi za ples, jezik, sport i muziku. Razlikuje se samo to šta beleška sadrži: kod jezika je to stranica udžbenika, kod plesa naziv koreografije, kod kluba vežba koju grupa već zna.
Tri vrste zamene i kada koja ima smisla
| Vrsta | Kada je dobar izbor | Na šta da paziš |
|---|---|---|
| Kolega iz škole | Grupa ga već zna ili radi sličan nivo | Da mu čas ne pada preko sopstvenog termina |
| Ti, vlasnik | Mala škola i čas koji ne sme da se otkaže | Da to ne postane stalna navika svih predavača |
| Otkazivanje časa | Nema bezbedne zamene, posebno kod male dece i vode | Poruka mora da stigne pre nego što dete krene od kuće |
Nemoj birati zamenu samo zato što je neko slobodan. Za grupu od šestogodišnjaka nije isto da li čas drži osoba koja ih zna ili neko ko prvi put ulazi u salu. Ako je zamena nova deci, reci to roditeljima u poruci, jednom rečenicom, da ne bude iznenađenja na vratima.
Kada je bolje otkazati nego naći bilo koga
Otkazivanje je ispravna odluka kada nemaš osobu koja sme da radi sa tom grupom. To važi za bazen, za vrtić, za rad sa decom koja imaju dogovor o tome ko sme da bude sa njima, i za individualni čas gde polaznik plaća baš tog predavača. U tim slučajevima „neko će uskočiti” pravi veći problem od pomeranja termina.
Šta zamena dobija pre nego što uđe u salu
Pošalji zameni kratku poruku, ne roman. Dovoljno je šest stavki, uvek istim redom, da je ne tražiš po tri ćaskanja:
- Naziv grupe, uzrast i broj dece koja obično dolaze.
- Sala, vreme početka i vreme kraja. Napiši i da li roditelji ulaze u salu.
- Šta je rađeno prošli čas i šta je planiran današnji, u dve rečenice.
- Imena dece na koja treba obratiti pažnju: alergija, povreda, ko ne sme sam da ode kući. Bez priča koje zameni ne trebaju.
- Gde se upisuje prisustvo i kome javlja ako dete nije došlo.
- Šta da radi ako dete hoće da ide kući ranije.
Ako već vodiš beleške sa časa, zamena ih čita sama i ti šalješ samo ono što je van beleške: promenu sale ili dete koje danas dolazi prvi put. To je razlika između poruke od pet redova i poruke od petnaest.
Drži u telefonu listu od dve do tri osobe koje mogu da uskoče po stilu ili nivou. Ažuriraj je kada neko ode. Lista napravljena u septembru, a čitana u februaru, često više ne važi.
Poruka roditeljima
Roditelj treba da zna da li dete ide na čas, ko ga dočekuje i da li se vreme promenilo. Ne treba mu dijagnoza predavača. Poruka ide samo roditeljima te grupe, ne na profil škole.
Kada zamena postoji
Dobar dan! Današnji čas grupe [NAZIV], u [VREME], održaće [IME ZAMENE] umesto [IME PREDAVAČA]. Termin, sala i trajanje ostaju isti. Hvala na razumevanju! [NAZIV ŠKOLE]
Kada čas otkazuješ
Dobar dan! Današnji čas grupe [NAZIV] u [VREME] se ne održava, jer predavač nije u mogućnosti da dođe, a zamenu nismo mogli da obezbedimo na vreme. Čas ćemo nadoknaditi [DATUM ILI PRAVILO]. Izvinjavamo se zbog kasne vesti. [NAZIV ŠKOLE]
Ako već imaš pravilo za nadoknadu propuštenih časova, u poruci se samo pozovi na njega. Nemoj smišljati novi dogovor usred poruke, jer će sledeća grupa dobiti drugačije obećanje.
Klasiko drži učenike, raspored, prisustvo i članarine na jednom mestu, sa IPS QR uplatama i uvozom iz Excel-a. Probaj ga 14 dana besplatno.
Prisustvo i honorar posle zamenjenog časa
Čas koji je održan treba da ostane u rasporedu, sa napomenom ko ga je držao. Ako čas obrišeš, na kraju meseca izgleda kao da grupe nije ni bilo, a deca jesu bila tu. Ako ostaviš ime redovnog predavača, honorar odlazi pogrešnoj osobi.
Zato odvoji tri stvari koje se lako pomešaju:
- Čas je bio u rasporedu: grupa, sala, vreme.
- Čas je održan: da ili ne.
- Ko je bio u sali: redovni predavač ili zamena.
Honorar ide osobi koja je čas održala, osim ako ste drugačije napisali u dogovoru, na primer da bolovanje do određenog broja časova škola pokriva. To je dogovor između tebe i predavača, ne nešto što roditelj treba da vidi. Obračun na kraju meseca lakši je kada svaki čas već ima ime, kao u tekstu o obračunu honorara predavača.
U Klasiku predavač vidi svoj raspored i upisuje prisustvo sa telefona. Kada uskoči kolega, čas ostaje na grupi, a u belešku upišeš ko je bio u sali, da mesečni pregled časova ne prikaže pogrešno ime. Vlasnik i dalje vidi sve grupe, a predavač samo svoje.
Šta uraditi istog dana, a šta ostaviti za kraj meseca
Istog dana uradi samo ono što se pokvari ako sačeka: poruku roditeljima, ime zamene na času i prisustvo. Ne otvaraj tog popodneva raspravu o tome da li predavač „prečesto” izostaje. Za to ti treba miran termin i spisak datuma.
Na kraju meseca, pre obračuna, prođi časove sa napomenom o zameni. Proveri da li je svaki takav čas dobio tačno ime i da li je otkazani čas dobio novi termin ili je skinut sa zaduženja, u skladu sa pravilom. Deset minuta tog pregleda skine pitanje koje inače stiže porukom „meni ovaj čas nije upisan”.
Greške koje zamenu pretvore u svađu
- Poruka posle početka časa. Roditelj je već krenuo. Ako kasniš sa vešću, nazovi one koji su daleko, ne šalji samo Viber.
- Zamena bez beleške. Čas postane čuvanje dece. Sledeće nedelje redovni predavač ne zna gde je stao.
- Deca saznaju dijagnozu. Dovoljno je „danas čas drži Mina”. Ostalo je stvar predavača.
- Honorar po sećanju. „Mislim da si uskočila dva puta” nije obračun. Broj časova se broji iz rasporeda.
- Različita pravila. Jednom predavaču gledaš kroz prste do večeri, drugom tražiš javljanje ujutru. To se brzo oseti u timu.
Zaključak
Zamena predavača radi kada se zna kome se javlja, šta zamena dobija pre časa i kako se čas zapisuje. Roditelj dobija kratku poruku o terminu i osobi, a honorar ide onome ko je čas održao. Jednom napisan dogovor skida odluku sa hodnika.
Isto vredi i kada vodiš školu jezika ili klub: čas ostaje u rasporedu, menja se samo ime osobe u sali. Ako želiš da raspored, prisustvo i časovi predavača budu na jednom mestu, pogledaj i kako se vodi raspored časova.
Česta pitanja
Koliko unapred predavač treba da javi da ne može da drži čas?
Dogovori rok koji škola može da ispoštuje, na primer do podneva istog dana za večernji čas, a za jutarnji čas još prethodne večeri. Što je rok jasniji, ređe ostaješ bez zamene.
Da li roditeljima treba naplatiti čas koji je održala zamena?
Ako je čas održan u istom terminu i trajanju, članarina se ne menja. Ako čas otkažeš jer zamene nema, primeni pravilo koje već imaš za čas koji škola otkaže, i napiši to roditeljima u istoj poruci.
Ko upisuje prisustvo kada čas drži zamena?
Osoba koja je stvarno bila u sali. U napomeni treba da piše ko je držao čas, da se to ne pomeša sa redovnim predavačem kada se radi obračun.
Šta ako predavač često otkazuje u poslednji čas?
Jedno bolovanje je normalno. Ako se isti predavač javlja kasno više puta u kratkom periodu, razgovor je o dogovoru, a ne o još jednoj zameni. Zapiši datume, da razgovor bude o činjenicama.