Zatvaranje meseca u školi: redosled koji drži evidenciju čistom.

Zašto redosled, a ne sve odjednom

Zatvaranje meseca u školi puca kada kreneš od onog što te najviše pritiska, a to je obično honorar ili poruka roditelju koji traži potvrdu. Oba zavise od stvari koje još nisi proverio. Prisustvo koje ima prazna polja laže i honorar i izveštaj. Uplata bez imena laže i podsetnik i spisak za knjigovođu.

Zato ideš jednim prolazom, i ne skačeš. Ako zapneš na jednom koraku, staješ tu, ne zatvaraš sledeći kao da je prethodni gotov. Bolje da mesec ostane otvoren jedan dan nego da zatvoriš pogrešan broj i da ga sledeće nedelje ćutke menjaš.

Prvo: prisustvo bez praznih polja

Svaki čas u mesecu treba da ima ishod. Dete je bilo, nije bilo, ili je čas otkazan, ili je održan sa zamenom. Prazno polje nije ništa od toga. Prazno polje znači da niko nije pogledao.

Pošalji predavačima rok pre nego što sedneš na obračun. Bez roka, ti u nedelju uveče popunjavaš tuđe časove po sećanju, a predavač u ponedeljak kaže da je bilo drugačije.

Kada rok prođe, prođi grupe redom, ne nasumično. Za čas sa zamenom proveri da ime u sali nije ostalo ime redovnog predavača. To je baš mesto na kome honorar ode pogrešnoj osobi. Kako se ti sati posle pretvaraju u isplatu, ne rešavaj ovde napamet: drži se teksta o obračunu honorara predavača, ali tek kada je prisustvo puno.

Drugo: svaka uplata ima ime

Tek sada otvori novac. Gotovina iz kase i uplate sa izvoda treba da stoje na detetu i mesecu, ili na kratkom spisku onoga što još nisi uspeo da vežeš. Taj spisak je bolji od toga da iznos tutneš na pogrešno dete da bi tabela izgledala čisto.

1. Uporedi kasu sa gotovinskim upisima. Razlika ide u belešku dana, ne u nečiji džep bez traga.
2. Prođi izvod i veži uplate koje imaju poziv ili ime. One koje nemaju ostavi na spisku za proveru, sa datumom i iznosom.
3. Delimične uplate ne označavaj kao pune. Ostatak ostaje vidljiv, da podsetnik u novom mesecu ne krene od lažne nule.
4. Jedna uplata za dvoje dece mora da bude podeljena pre nego što kažeš da je mesec čist.

Kako da izvod prođeš bez nagađanja po sličnom iznosu, uradi kao u tekstu o uparivanju izvoda iz banke. Zatvaranje meseca ne izmišlja novo pravilo uparivanja. Ono samo odbija da se završi dok nevezane uplate nisu barem na spisku, a ne izgubljene u zbiru.

Šta ide knjigovođi

Predaj ono što si već dogovorio, istim kolonama kao prošlog meseca: ko, mesec, iznos, način, datum. Nemoj usred zatvaranja da menjaš tabelu jer ti se učinilo da nova kolona lepše izgleda. Ako ne znaš koje kolone hoće, to je pitanje za njega, ne nešto što blog sme da popuni. Uz tabelu dodaj spisak uplata koje nisi vezao, da ne izgledaju kao da ih nema.

Treće: sati predavača

Broj časova čitaš iz rasporeda koji si upravo proverio, ne iz poruke predavač je rekao da je bio deset puta. U broj ulaze časovi označeni kao održani, sa pravim imenom osobe u sali. Otkazani čas ulazi samo ako si tako dogovorio, i to treba da piše, ne da se podrazumeva usred računice.

Pre nego što pošalješ zbir, pokaži ga predavaču u jednoj poruci: broj časova, period, i da li je nešto ostalo van zbira jer prisustvo nije stiglo. Tako reklamacija stigne pre isplate, a ne posle, kada oboje branite sećanje.

Četvrto: šta si obećao roditeljima

Prođi beleške tog meseca. Tražiš tri vrste ostatka, ne novu priču o svakom detetu.

• Odlazak ili pauza koji nisu dobili odgovor o novcu koji si obećao.
• Pitanje sa sastanka ili iz poruke starije od nedelju dana.
• Porodica kojoj si rekao da javljaš kako dete radi, a javljanje nije otišlo.

Šta ne mešaš u ovaj prolaz

Ne pišeš nove cene, ne otvaraš upisni plan i ne rešavaš godišnji nastup. To su drugi dani. Zatvaranje samo čisti ono što je ovaj mesec već obećao. Ako u belešci piše javiću do petka, a petak je prošao, to je stavka zatvaranja. Ako piše da razmisliš o novom programu, to nije.

Kada su ova četiri koraka gotova, mesec je zatvoren. Posle toga izmena sme da se desi, ali sa datumom i razlogom: zakasneli izvod, čas koji je predavač dopisao uz izvinjenje, povraćaj koji si uradio. Stari broj ne brišeš kao da ga nije bilo. Knjigovođa je možda već video prethodnu tabelu.

U programu Klasiko prisustvo, članarine i časovi predavača polaze od istog rasporeda, a spisak za knjigovođu izvoziš u Excel kada su polja puna. Izvoz pre provere samo lepo upakuje praznine. Zato ide na kraju prolaza, ne na početku.

Zaključak

Zatvaranje meseca u školi ide redom: prisustvo bez praznih polja, uplate sa imenom ili na spisku nevezanih, sati predavača iz tog rasporeda, pa obećanja roditeljima koja još vise. Tek onda tabela ide dalje. Izmena posle toga ima datum.

U klubu je redosled isti, samo što u satima predavača gledaš i zamenu na treningu, da pojas i prisustvo ne ostanu na treneru koji taj dan nije bio u sali. Jedan prolaz, pa novi mesec.

Česta pitanja

Kada tačno zatvaram mesec?

Kada su časovi tog meseca prošli i kada si dao predavačima rok da upišu prisustvo, na primer do drugog radnog dana narednog meseca. Nemoj poslednje veče, usred poslednjeg časa. Ako škola radi i prvog, zatvori mesec sutradan ujutru, dok je izvod za taj mesec već vidljiv.

Šta ako predavač nije upisao prisustvo?

Ne zatvaraj njegove časove po sećanju i ne računaj honorar dok polja ne budu puna ili dok čas nije označen kao održan ili otkazan. Pošalji rok. Ako rok prođe, čas ostaje otvoren i ne ulazi u obračun, umesto da uđe kao da je sve bilo u redu.

Da li uparivanje izvoda ide pre ili posle honorara?

Pre. Honorar ne zavisi od toga da li je roditelj platio, ako si se tako dogovorio sa predavačem, ali tvoj pregled meseca mora da zna šta je naplaćeno pre nego što kažeš da je mesec zatvoren. Inače platiš sate, a tri uplate i dalje vise bez imena.

Šta sme da se menja posle zatvaranja?

Sme, ali sa tragom: datum, šta si promenio i zašto. Na primer uplata koja je stigla sa zakasnelim izvodom. Nemoj da brišeš stari broj i da pišeš novi kao da je oduvek tako pisao. Sledeći mesec inače ne znaš šta je knjigovođa već video.