Kako da napraviš godišnji budžet škole ili kluba: model koji staje na jednu tabelu.

Korak 1: prihodi po mesecima

Ne množi članarinu sa dvanaest. Škole i klubovi imaju sezonu, pa prihod planiraj mesec po mesec: broj polaznika puta prosečna članarina, plus posebne stavke kao što su kamp ili kotizacije. Uzmi prosečnu cenu posle popusta, a ne cenu iz cenovnika. Ako ne znaš kako je stvarno izgleda, pomaže tekst o popustima za braću i sestre.

Računaj i na pad. Ako ga ne znaš iz prošle godine, napravi oprezniju verziju u kojoj od septembra do juna deo polaznika odlazi, jer se to skoro uvek dešava.

Korak 2: podeli troškove na tri grupe

• Stalni: zakup, plate zaposlenih, knjigovođa, softver, telefon i internet.
• Promenljivi: honorari po održanom času, materijal, provizije i putni troškovi.
• Povremeni: oprema, koncert, turnir, dizajn, reklame, usavršavanje i kupovina za novu školsku godinu.

Povremeni troškovi su oni koji iznenade. Rasporedi ih na konkretne mesece. Godišnji koncert ili nova strunjača se ne pojavljuju slučajno.

Korak 3: složi ih u tabelu

Primer je izmišljen, prikazani su samo neki meseci, a iznosi su u hiljadama dinara:

Kolona „Stanje” je najvažnija. Ona pokazuje koliko novca imaš na kraju meseca, a ne da li je taj mesec bio dobar. Više o letnjem periodu piše u tekstu rezerva za letnje mesece.

Korak 4: napravi tri verzije

• Oprezna: 15% polaznika manje od plana.
• Očekivana: tvoja najbolja procena.
• Dobra: otvaraš dve grupe više.

Plan za nove troškove pravi prema opreznoj verziji. Ako nešto možeš da priuštiš samo u dobroj varijanti, onda još ne možeš.

Tri greške u prvom budžetu

• Plan sa punim grupama: računaj sa stvarnim brojem polaznika, a ne sa kapacitetom sale.
• Vlasnik radi besplatno: upiši i svoju isplatu. Ako je nema u tabeli, budžet izgleda bolje nego što jeste.
• Porezi na kraju: poreske obaveze i usluge knjigovođe treba da imaju svoj red svakog meseca.

Korak 5: jednom mesečno uporedi plan i stvarnost

Petnaest minuta prvog radnog dana u mesecu dovoljno je da upišeš stvarne brojeve pored planiranih. Velike razlike znače da treba da reaguješ:

Razliku između ove dve stvari vidi dobra evidencija. Klasiko pokazuje zaduženja i uplate po mesecima, pa odmah vidiš koliko novca kasni, a to se slaže i sa tekstom šest brojeva koje vlasnik škole prati. Sa budžetom u ruci lakše razgovaraš i sa knjigovođom, jer imaš šta da mu pokažeš.