Koliko polaznika u grupi: kako da odrediš veličinu grupe i vodiš listu čekanja.

Koliko polaznika ti treba da grupa ne radi u gubitku

Minimum grupe računaš iz mesečnog troška grupe, a ne po osećaju. Saberi honorar predavača, deo kirije za te termine i ostale troškove, pa podeli sa članarinom. Pogledaj primer sa izmišljenim brojevima:

Grupa od pet polaznika u ovom primeru samo pokriva troškove. Zaradu donose šesti, sedmi i osmi polaznik. Računicu detaljnije objašnjavamo u tekstu o ceni časa i članarine.

Koliko najviše polaznika sme da bude u grupi

Maksimum određuju kvalitet i prostor. Razmisli o sledećem:

• Uzrast: što su deca mlađa, grupa treba da bude manja.
• Vrsta programa: konverzacija na jeziku traži manje grupe nego zumba za odrasle.
• Prostor i bezbednost: sala za borilačke veštine ili ples ima fizički limit, a zbog bezbednosti je on važan.
• Obećanje roditeljima: ako se reklamiraš „malim grupama”, drži se toga, čak i kad bi moglo još jedno dete.

Maksimum zapiši unapred. Lako je primiti „još samo jedno dete”, a kad grupa jednom naraste, teško je objasniti postojećim roditeljima zašto se kvalitet promenio.

Šta da radiš sa polupraznom grupom

• Daj joj rok: odredi datum do kog grupa mora da dostigne minimum.
• Spoji je sa sličnom grupom: proveri da li se poklapaju nivo i termin.
• Promeni format: tri polaznika mogu da pređu na mini grupu sa većom cenom ili kraćim časovima.
• Reklamiraj baš tu grupu: „još dva mesta u grupi utorkom u 18 h” bolje radi od opšte reklame.
• Zatvori je: ako ništa ne pomaže, zatvaranje je ponekad bolje od rada u gubitku. Roditeljima to javi lično i ponudi drugi termin.

Lista čekanja: novac koji često nestane

Kada se grupa popuni, mnoge škole kažu „žao nam je, nema mesta” i tu se priča završi. Ti ljudi odu kod konkurencije, a tebi se za dve nedelje oslobodi mesto. Lista čekanja rešava oba problema.

Dobra lista čekanja ima:

1. ime i kontakt, uz grupu koja ih zanima,
2. datum prijave, da red bude fer,
3. jasno pravilo: kada se mesto oslobodi, zoveš po redu i javljanje važi određeni broj dana.

Kada se na listi nakupi dovoljno ljudi, imaš dokaz da možeš da otvoriš novu grupu, možda i pre nego što plaćaš prostor. To je najsigurniji način rasta, jer su polaznici tu pre troška.

Pregled popunjenosti na jednom mestu

Jednom mesečno pogledaj sve grupe: broj polaznika, maksimum i prag isplativosti. Tako vidiš gde ima mesta za reklamu, gde treba otvoriti novu grupu i koji termin ne radi. Ovo je jedan od šest brojeva koje vlasnik treba da prati, a pomaže i kod slaganja rasporeda.

U Klasiku za svaku grupu upišeš maksimalan broj učenika. Kada se grupa popuni, novi učenik automatski ide na listu čekanja, a kada se mesto oslobodi, upisuješ ga jednim klikom. Aplikacija te upozori i kada se sali ili predavaču preklapaju termini.

Kada da otvoriš novu grupu

Nova grupa je trošak pre nego što postane prihod, pa je dobro da odluku doneseš po jasnim znacima, a ne po osećaju:

• na listi čekanja je bar onoliko ljudi koliko ti je prag isplativosti,
• ti ljudi mogu baš u terminu koji možeš da ponudiš,
• imaš slobodnu salu i predavača u tom terminu, što se vidi u rasporedu,
• spremni su da potvrde upis uplatom ili akontacijom.

Ako je lista kratka, možda postoji jeftinije rešenje: pomeri jednog polaznika u sličnu grupu ili povećaj maksimum za jedno mesto, ako to kvalitet dozvoljava. Dobar znak za novu grupu je i kada se ista pitanja stalno ponavljaju, na primer „imate li nešto subotom pre podne?”. Zapisuj ih, pa ćeš pred sledeći upis znati koji termin treba da otvoriš.

Zaključak

Minimum grupe izračunaj iz troškova, a maksimum odredi prema kvalitetu i prostoru. Polupraznoj grupi daj rok, a pune grupe nemoj da zatvaraš bez liste čekanja. Tako ćeš znati gde zarađuješ i kada je vreme za novu grupu.

Pogledaj kako Klasiko organizuje grupe za škole jezika i edukativne centre.