Popunjenost grupa: kako da vidiš koje nose školu, a koje su poluprazne.
Raspored može da izgleda pun, a sala u četvrtak u šest da bude poluprazna. Popunjenost grupa vidiš tek kada za svaku grupu, istog dana u nedelji, stoje kapacitet, upis i ko je stvarno došao. Prosek škole tu sliku sakrije.
Šta je nedeljni snimak popunjenosti
Popunjenost grupa nije osećaj da je škola puna. To je spisak, u isti dan svake nedelje, na kome za svaku grupu piše koliko mesta ima, koliko je upisano i koliko je dece stvarno bilo na poslednja dva časa. Iz tog spiska vidiš koje grupe nose školu, a koje stoje poluprazne dok ti se raspored na zidu i dalje čini zauzet.
Ovo nije izbor idealne veličine grupe. Kapacitet si već odredio prema sali i načinu rada, a kako se taj broj bira posebno je objašnjeno u tekstu o tome koliko polaznika staje u grupu. Ovde kapacitet samo čitaš. Nije ni mesečni pregled cele škole. Šest brojeva na kraju meseca i dalje ima smisla, i o njima piše tekst brojevi koje vlasnik škole prati. Nedeljni snimak je uži: jedna tabela, jedan pogled, pre nego što prođe još sedam dana praznih mesta.
Šta upisuješ, a šta ostavljaš za kraj meseca
Za svaku grupu koja ima čas ove nedelje upiši šest stvari, uvek istim redom, da sledeće nedelje možeš da uporediš red sa redom:
- Naziv grupe, predavač i termin.
- Kapacitet, broj koji si već zaključao za tu salu i taj način rada.
- Upisani polaznici. Dete na pauzi ulazi u broj samo ako i dalje drži mesto.
- Slobodna mesta: kapacitet minus upisani. To je jedina računica na ovom papiru.
- Ko je bio na poslednja dva časa, da puna grupa na papiru ne sakrije izostanke.
- Jedna reč statusa: puna, čeka, tanka, nova ili pauza.
Ne računaj honorar, naplatu i odustajanja u istom listu. To su mesečni brojevi. Ako ih mešaš sa sedištima, tabela postane izveštaj koji niko ne stigne da popuni ponedeljkom, pa se vratiš na utisak iz hodnika.
Nova grupa nije tanka grupa
Grupu koja radi kraće od četiri nedelje obeleži kao novu i ne spajaj je samo zato što još nije puna. Upis nove grupe ide drugim ritmom od grupe koja je u oktobru bila puna, a sada ima prazna mesta. U napomeni napiši datum prvog časa, da sledeće nedelje vidiš da li se broj uopšte pomerio.
Kako da pročitaš status, grupu po grupu
Prosek cele škole zna da zavara. Dve pune grupe i dve poluprazne mogu da izgledaju kao da je stanje podnošljivo. Zato čitaš red po red, a ne jedan broj za celu školu. Brojeve u primeru zamenjuješ svojima. Oni nisu izveštaj ničije škole, nego način da vidiš razliku.
| Status | Šta vidiš na spisku | Šta radiš ove nedelje |
|---|---|---|
| Puna | Nema slobodnog mesta, dolasci su uredni | Ne oglašavaš taj termin kao da prima još nekog |
| Čeka | Puna je, a imaš imena za isti nivo i sličan sat | Praznu grupu istog nivoa nudiš tim imenima, uz pitanje |
| Tanka | Slobodnih mesta ima više nego što čas podnosi | Jedna provera do petka: termin, nivo ili spoj |
| Puna na papiru | Upis je pun, a na času redovno fali isti deo dece | Pitaš predavača ko odsustvuje, ne otvaraš novi oglas |
| Pauza | Mesto drži neko ko ne dolazi, po dogovoru | Mesto nije slobodno dok pauza traje |
Puna na papiru
Upisano mesto i dete u sali nisu isto. Ako je grupa puna, a na dva časa zaredom fali isti deo dece, ne otvaraj novu grupu u tom terminu. Prvo saznaj da li je reč o bolesti, o satu koji više ne odgovara ili o detetu koje polako izlazi. To je razgovor sa predavačem, ne nova kampanja.
Ponedeljak u četiri koraka
Drži se istog reda, da pregled stane u vreme jedne kafe, pre nego što kreneš da odgovaraš na poruke:
- Otvori spisak grupa i upiši brojeve pre nego što pročitaš šta je ko pitao juče.
- Označi status svake grupe jednom rečju iz tabele. Ako oklevaš između dve reči, uzmi onu strožu.
- Za svaku tanku grupu napiši jednu rečenicu šta proveravaš do petka. Ne „videćemo”, nego ime osobe i pitanje: da li četvrtak može ranije, da li je isti udžbenik, da li lista čekanja hoće taj sat.
- Pune grupe skini sa oglasa za tu nedelju. Na oglas stavljaj samo termine koji imaju mesto.
Ako vodiš i sedmični pregled vlasnika, ovaj snimak je jedan red u njemu, ne poseban sastanak. Ne otvaraj tog jutra i cene, i odustajanja, i tekst oglasa. Jedan papir, jedna odluka po tankoj grupi.
Jedna tanka nedelja nije razlog da ugasiš grupu. Traži istu sliku treći put. Deca bole, raspust pomeri dolaske, a grupa koja je tanka samo u nedelji praznika nije ista kao grupa koja se prazni iz nedelje u nedelju.
Klasiko drži učenike, raspored, prisustvo i članarine na jednom mestu, sa IPS QR uplatama i uvozom iz Excel-a. Probaj ga 14 dana besplatno.
Šta smeš da uradiš kada je grupa tanka
Reakcija ide od najmanje promene ka najvećoj. Prvo popuni mesta koja već imaš, pa tek onda diraj raspored koji roditelji već znaju.
- Oglas samo za tu rupu. Napiši nivo, uzrast i tačan sat. Rečenica „upis u toku”, bez termina, puni grupe koje su već pune, jer roditelj bira ono što mu zvuči poznato.
- Ponudi mesto sa liste čekanja. Ako druga grupa istog nivoa ima čekanje, pitaj ta imena da li im ovaj sat odgovara. Ne prebacuj dete bez odgovora.
- Spoji dve tanke grupe istog nivoa samo ako spojen broj staje u kapacitet i ako predavač može da drži taj čas. Spoj različitih nivoa pravi grupu u kojoj polovina čeka, a polovina ne stiže.
- Pomeri termin kada je sala tražena u drugi sat, a ovaj stoji prazan. To je izmena koju roditelji moraju da čuju pre nego što dete krene po starom.
- Zatvori upis u punu grupu i reci predavaču da ne prima još jedno dete „samo za ovu nedelju”.
Gašenje grupe je poslednji korak, posle tri tanka snimka i posle pokušaja da se mesta popune ili spoje. Dok gašenje ne odlučiš, članarina i čas ostaju kako je dogovoreno. Pauza umesto ispisa je poseban dogovor sa porodicom i ne rešava je ovaj pregled sam.
Poruka kada menjaš ono što roditelj već zna
Ako spajaš grupe ili pomeraš sat, poruka ide samo tim roditeljima, i to pre časa, ne posle.
Dobar dan! Grupu [NAZIV] od [DATUM] spajamo sa grupom [DRUGA GRUPA], u terminu [VREME], sala [SALA]. Predavač ostaje [IME]. Trajanje časa se ne menja. Ako vam novi termin ne odgovara, javite do [DATUM], pa da vidimo da li ima drugog mesta. Hvala! [NAZIV ŠKOLE]
Nemoj u istoj poruci da objašnjavaš trošak sale niti da nabrajaš ko je odustao. Roditelju treba novi sat, ime predavača i datum do kog može da se javi. Ostalo je tvoja odluka, ne javna rasprava.
Zaključak
Popunjenost grupa čitaš jednom nedeljno, grupu po grupu: kapacitet, upisani, dolasci i jedna reč statusa. Puna grupa sa listom čekanja nosi taj termin. Tanka grupa dobija jednu proveru do petka, ne novi prosek škole. Gašenje ostavi za treći isti snimak.
U programu Klasiko vidiš grupe i ko je u kojoj, uz raspored, pa snimak krene od spiska umesto iz sećanja. Isti pregled važi i kada vodiš plesnu školu: sala ima zid, a zid ne prima još jedno dete samo zato što prosek škole deluje mirno.
Česta pitanja
Da li popunjenost gledam svake nedelje ili jednom mesečno?
Snimak sedišta radiš jednom nedeljno, uvek istog dana, dok još možeš da popuniš mesto ili da pomeriš termin. Mesečni pregled i dalje sabira celu školu, upise i naplatu, i njega ne ukidaš. Nedeljni papir služi da tanka grupa ne čeka kraj meseca da bi je neko video.
Da li dete na pauzi zauzima mesto u grupi?
Zauzima ako si dogovorio da mu mesto ostane sačuvano do tačnog datuma. Tada ga ne nudiš drugom detetu. Ako pauza nema datum povratka, mesto nije ni slobodno ni živo, pa u napomeni tražiš odluku, a ne novo dete preko reda.
Kada je vreme da spojim dve grupe?
Tek kada su obe tanke na tri uzastopna snimka, kada je nivo isti i kada spojen broj staje u kapacitet te sale. Jedna slaba nedelja, praznik ili grip nisu razlog. Spoj različitih nivoa pravi čas na kome niko ne radi svoj zadatak.
Šta radim sa listom čekanja ako je druga grupa prazna?
Javiš se tim roditeljima i pitaš da li im slobodni termin odgovara. Ne prebacuješ dete bez pitanja i ne obećavaš mesto u punoj grupi samo da bi prazna ostala netaknuta. Oglas te nedelje vodi na termin koji ima mesta.