Račun za članarinu: pitanja koja vlasnik nosi knjigovođi.

Zašto odgovor ne stoji u ovom tekstu

Račun za članarinu zvuči kao jedno pitanje, a u praksi je nekoliko: šta se izdaje, kome, u kom trenutku i šta piše na papiru. Škola koja naplaćuje mesečnu članarinu, škola koja prodaje paket časova i vrtić koji naplaćuje boravak ne dele automatski isti papir. Zato ovde nema obrasca i nema tvrdnje šta ti treba.

Ako ti neko u ćaskanju kaže kako on radi, to je njegov dogovor sa njegovim knjigovođom. Prepisivanje tuđeg obrasca pravi dokument koji tvoja evidencija posle ne može da prati. Bolje je da na razgovor odeš sa svojim pitanjima i sa primerom kako stvarno naplaćuješ.

Pitanja koja nosiš knjigovođi

Pročitaj spisak pre sastanka i označi šta kod tebe stvarno postoji. Nemoj da pitaš sve odjednom ako pola stavki nemaš. Knjigovođa odgovara na tvoju školu, ne na zamišljenu.

• Koji dokument, ako ikoji, izdajem kada roditelj plati članarinu, i kako se taj dokument zove u razgovoru sa roditeljem?
• Da li je odgovor isti za gotovinu i za uplatu na račun, ili se papir razlikuje?
• U kom trenutku dokument nastaje: kada zadužim mesec, kada novac stigne, ili na kraju meseca za sve odjednom?
• Na čije ime glasi: dete, roditelj, ili firma ako roditelj to traži? Šta tražiš od roditelja pre nego što papir glasi na firmu?
• Šta tačno piše kao opis: članarina, kurs, mesec, naziv grupe? Treba li iznos da se poklopi sa onim što vodiš u evidenciji, dinar za dinar?
• Kako se vodi popust za brata i sestru, i kako se vodi delimična uplata? Da li dokument prati pun iznos, uplaćeni iznos, ili oba?
• Šta radim kada roditelj plati unapred za tri meseca: tri dokumenta, jedan, ili nešto treće?
• Šta radim kada vratim novac jer si čas otkazao ti, a šta kada dete samo prestane da dolazi?
• U kom obliku da ti predam spisak na kraju meseca, i koje kolone hoćeš: ime, mesec, iznos, način, datum?
• Šta da kažem roditelju koji traži račun, a dokument još nije spreman?

Zapiši odgovore pored pitanja, istim rečima kojima su rečene. Ne prevodi ih u svoju skraćenicu dok si još na sastanku. Skraćenica posle dobije novo značenje, a roditelj dobije treću verziju.

Šta da poneseš, da razgovor ne ostane opšti

Prazan razgovor daje opšti odgovor. Ponesi tri stvari iz svoje škole, bez ulepšavanja.

1. Kako naplaćuješ ovog meseca: isti iznos svakog meseca, paket časova, ili polugodište. Ako mešaš, reci da mešaš.
2. Da li novac stiže gotovinom, na račun, ili oba, i ko u školi sme da primi keš.
3. Jedna stvarna poruka kojom si nedavno javio da je uplata stigla, da se vidi da li ta poruka slučajno obećava račun.

Ako vodiš i jezik i ples na istom računu, reci i to. Ako ponekad jedna uplata pokrije dvoje dece, reci i to. To su baš mesta na kojima se evidencija i dokument raziđu, ako ih ne pomeneš.

Šta ne treba da tražiš od ovog teksta

Ne traži obrazac računa, broj propisa ni tuđu stopu. Ako ti tekst ponudi gotov dokument i kaže da važi za svaku školu, zatvori ga. Tvoja škola ima svoj dogovor. Ovaj spisak služi samo da taj dogovor pokrije slučajeve koje stvarno imaš, a ne samo najjednostavniji mesec.

Šta govoriš roditelju dok čekaš odgovor

Roditelj koji traži papir za firmu ili za refundaciju ne treba da čeka u tišini, ali ne treba ni da dobije izmišljen dokument. Reci šta jeste tačno: uplatu si evidentirao, a dokument šalješ kada bude spreman na način koji si dogovorio. Ako dokument ne izdaješ za tu vrstu uplate, to treba da čuje jasno, a ne kroz ćutanje.

Dok dogovor ne postoji, pošalji samo potvrdu o uplati članarine i u njoj nemoj da piše račun. Potvrda rešava pitanje da li je novac stigao. Račun za članarinu rešava knjigovođa. Ta dva papira ne stapaj u jedan samo zato što roditelj žuri.

Kada dogovor ponovo da otvoriš

Otvori ga kada promeniš cenu na način koji menja šta naplaćuješ, kada dodaš gotovinu, kada kreneš da naplaćuješ firmu, ili kada otvoriš drugu lokaciju. Dogovor koji je pokrivao samo uplatu na račun ne pokriva sam od sebe kasu na ulazu. Jednom godišnje prođi spisak čak i ako misliš da se ništa nije promenilo. Deset minuta sastanka je jeftinije od papira koji si mesecima izdavao po starom sećanju.

Kako spisak da izgleda kada dogovor već postoji

Kada knjigovođa kaže koje kolone hoće, ne menjaj ih svakog meseca. Isti redosled: ime deteta ili roditelja, kako je rečeno, mesec, iznos koji je stigao, način plaćanja, datum. Ako dodaš kolonu usput, sledeći mesec je zaboraviš i tabela se više ne poklapa.

U programu Klasiko članarine izvoziš u Excel, pa knjigovođi predaješ tabelu umesto da prepisuješ iz sveske. Izvoz ne odlučuje koji je dokument ispravan. On samo čuva brojeve koje si već upisao, da se na putu do knjigovođe ne promene.

Pre izvoza proveri da delimične uplate nisu označene kao pune i da jedna uplata za dvoje dece nije cela sela na jedno dete. Ako to ostane u tabeli, knjigovođa vidi broj koji se ne slaže sa izvodom, a ti objašnjavaš grešku koju si mogao da središ pre slanja.

Greške pre nego što uopšte pitaš

• Obećaš račun u poruci, pa pitaš. Roditelj već čeka papir koji možda ne izdaješ.
• Prepišeš obrazac od kolege. Njegova registracija nije tvoja.
• Nazoveš potvrdu računom da bi razgovor kraće trajao. Posle traje duže.
• Svakog meseca drugačiji spisak. Knjigovođa ne može da uporedi mart i april.
• Ćutiš kada ne znaš. Roditelj sam zaključi da dokument stiže, jer nisi rekao suprotno.

Zaključak

Račun za članarinu nije nešto što blog sme da ti popuni. Tvoj posao pre sastanka je da znaš kako naplaćuješ, ko prima gotovinu i šta već pišeš roditeljima. Knjigovođin posao je da kaže koji dokument iz toga sledi. Dok taj odgovor ne stoji zapisano, roditelju šalji potvrdu da je uplata evidentirana, bez reči račun.

Isto pripremi i ako vodiš edukativni centar sa više programa na jednom računu: u spisak unesi sve načine na koje novac stvarno ulazi, ne samo onaj koji je najlakši za objasniti. Cenu i način naplate, pre ovog razgovora, već treba da imaš jasne, kao u tekstu o ceni časa i članarine. Kada ta cena treba da poraste porodicama koje već dolaze, najavu pišeš posebno, kao u tekstu o povećanju cene članarine, a ne u fusnoti računa.

Česta pitanja

Da li ovaj tekst kaže da li moram da izdam račun za članarinu?

Ne. Tekst namerno nema taj odgovor, jer on zavisi od tvoje registracije i dogovora sa knjigovođom. Ovde su pitanja koja njemu postavljaš. Dok odgovor ne dobiješ, nemoj roditelju da obećavaš vrstu dokumenta koju možda ne izdaješ.

Šta da ponesem knjigovođi na razgovor?

Ponesi kako naplaćuješ: mesec, paket časova ili polugodište, da li primaš gotovinu, uplatu na račun ili oba, i da li ponekad iznos deliš na dvoje dece. Ponesi i primer poruke kojom sada javljaš da je uplata stigla. Bez toga razgovor ostaje opšti.

Šta da kažem roditelju dok još nemam odgovor?

Reci da si uplatu evidentirao i da dokument, ako mu treba za firmu ili refundaciju, šalješ tek kada se složi sa knjigovođom. Nemoj u međuvremenu da šalješ papir koji si sam nazvao računom. Kraća poruka je bezbednija od pogrešnog dokumenta.

Koliko često da proveravam dogovor sa knjigovođom?

Kada promeniš način naplate, dodaš gotovinu, kreneš da naplaćuješ firmu ili otvoriš drugu lokaciju. Dogovor od pre dve godine ne pokriva sam novi način. Jednom godišnje prođi spisak i ako se ništa nije promenilo, bar znaš da i dalje važi.